En quoi consiste la méthode Systor 360 ?
A qui s’adresse-t-elle ?
Quels sont les bénéfices que vous pouvez en tirer ?
Dans ce contenu, je vous livre mon retour d’utilisateur sur cette méthode d’organisation personnelle.
Systor 360 : la méthode
Techniquement parlant, ce qui distingue Systor 360 est qu’il s’agit bel et bien d’une méthode.
Il ne s’agit pas d’un logiciel à installer.
On articule plusieurs outils, que vous possédez sans doute déjà.
Donc déjà, si dans votre univers professionnel vous utilisez plutôt un PC (versus un Mac), vous êtes bien parti.
Et vous ne serez pas dépaysé car vous restez dans le même univers.
A savoir :
- Les dossiers Windows de votre PC
Ces dossiers vont servir à créer une nouvelle arborescence informatique.
L’idée est de canaliser l’information entrante, et de la stocker là où on saura la retrouver facilement et rapidement.
- OneNote
Cet outil redoutable sert à créer une arborescence également, avec des Fiches Actions.
- OneDrive
Il sert à mettre en ligne, à sauvegarder dans le cloud.
De manière plus surprenante, il va aussi nous servir pour la numérisation et le stockage du papier courrier.
- Outlook
Qui n’est pas qu’une simple messagerie comme les autres.
On utilisera notamment l’agenda.
Et une boîte bien utile : la Boîte Actions.
Détaillons ces outils.
Arborescence informatique
On a déjà dit que vous allez travailler avec vos dossiers Windows.
OK.
Mais il va y avoir du changement quand même.
Notamment, vous allez devoir laisser tomber la structure par défaut : Bureau, Téléchargements, Documents, Mes images…
Des sous-dossiers, des sous-sous dossiers à n’en plus finir, aucune véritable cohérence…
Tout ça c’est du passé.
Vous allez devoir tout repenser, de façon logique.
Le but étant de canaliser les informations entrantes, et d’améliorer son organisation.
Au passage, une restructuration logique de vos dossiers, avec une nomenclature ou codification vous apporte une très grande clarté d’esprit.
Vous savez de suite où stocker une information entrante.
Quand vous recevez un document dont vous savez que vous en aurez besoin plusieurs semaines ou mois (voire années) plus tard, alors vous le mettez là où vous êtes sûr de le retrouver.
Stocker un document n’est plus une corvée.
Cela devient même grisant avec le temps.
Là où vous stockiez dans le dossier Téléchargements, au milieu de plein d’autres fichiers disparates…
Eux-mêmes perdus entre quelques dossiers zippés, des PDF, des images voire quelques vidéos fun…
Vous allez presque devenir impatient de recevoir une nouvelle pièce jointe d’un e-mail pour directement le stocker là où vous savez qu’il pourra être retrouvé en 5 secondes chrono.
Soit par vous-même…
Soit par un nouvel arrivant, car vos dossiers sont désormais numérotés, et intitulés par des Domaines, de façon intuitive.
Concrètement, votre arborescence va se composer de 10 dossiers à la racine de votre ordinateur.
Ce sont des domaines, que vous allez numéroter de 1 à 10.
Et dans chacun de ces domaines, vous allez créer 30 thèmes.
Soit 300 dossiers où vous pouvez ventiler vos informations.
Et avec seulement 2 niveaux.
Vous avez la possibilité de créer un 3ème niveau, voire un 4ème.
Mais à voir dans quelle mesure c’est pertinent.
Cette arborescence informatique est la base de votre nouvelle organisation.
Sur ce sujet précis, j’ai d’ailleurs rédigé un article sur lequel vous pouvez cliquer, qui s’intitule : Comment organiser ses dossiers Windows – S’améliorer
Homogénéisation arborescence informatique et classement papier
C’est une des stratégies redoutables de simplicité et d’efficacité de la méthode Systor 360.
Vous recevez des courriers papier et autres documents écrits, que vous allez souhaiter ou devoir conserver.
Pour les stocker…
Vous allez tout simplement dupliquer la structure votre arborescence informatique, que vous aurez créée de façon logique et intuitive.
Et numéroter de façon identique vos dossiers papier.
Cela vous permet de ranger facilement vous papiers…
Et surtout de remettre la main sur n’importe quel document de façon quasi instantanée.
Cette façon de dupliquer son arborescence et ses dossiers papier permet d’améliorer drastiquement sa gestion documentaire.
Et au passage de réduire le stress.
OneNote
Si vous n’avez jamais utilisé OneNote, retenez ceci : cet outil vous permet de centraliser ou mutualiser toutes les information sur un seul et inique support.
D’ailleurs, cela en fait un redoutable outil de prise de notes.
Notamment lors de réunions où différents sujets stratégiques mais parfois décorrélés sont abordés.
Avec la méthode Systor 360, vous apprenez à ventiler les sujets sur les supports pertinents.
Au lieu de tout garder sur la même fiche, qui serait éventuellement (ou pas) datée, mais dont on ne se souvient plus du contenu 6 mois plus tard.
Bonne chance pour retrouver rapidement une info que l’on vous demande.
De plus, le fait de tout centraliser sur un support unique est bigrement pratique pour l’historique d’un dossier, d’un client, d’un projet.
Et retenez aussi qu’on utilise OneNote pour créer des Fiches Action, qui pourront être reliées à votre agenda.
Agenda
Si vous n’êtes pas très enthousiaste pour utiliser Outlook, ou si vous pensez qu’il ne s’agit que d’une bête boîte de messagerie…
Détrompez-vous.
C’est un des piliers de la méthode Systor 360.
Comme on va le voir plus tard, si vous voulez vraiment gagner du temps, de l’ordre d’une heure par jour, et aussi (et surtout ?) gagner en tranquillité d’esprit, cela va vous demander quelques efforts au départ.
Notamment : accepter de remettre en cause votre manière de penser.
Abandonner certaines de vos habitudes.
Et utiliser des outils que vous ne maîtrisiez pas forcément, ou sur lesquels vous avez un a priori (pas forcément positif).
Outlook fait partie de ces outils, qui sont plus qu’une messagerie.
Cet outil vous donne de la visibilité sur votre agenda.
Et il vous donne accès à une Boîte Actions.
Il s’agit d’un endroit où l’on peut hiérarchiser ses priorités.
Chaque matin, vous ouvrez votre PC, et vous voyez ce que vous avez à faire.
Cela vous permet de ne plus rien zapper.
Car si vous avez débordé sur le délai que vous vous étiez imparti pour réaliser telle tâche, alors la tâche va réapparaître jusqu’à ce que vous la terminiez.
Cela contribue grandement à alléger sa charge mentale.
OneDrive et ses multiples avantages.
S’il ne fallait citer qu’un seul avantage, cela serait le suivant :
Toutes vos informations se retrouvent automatiquement dans le cloud.
Sans même que vous n’ayez à y penser, ni à faire quoi que ce soit.
Sans même que vous n’ayez à y penser.
Vous renversez votre café sur votre PC, et il ne s’allume plus jamais ?
Vos données sont accessibles depuis un autre ordinateur, simplement en vous connectant à votre compte OneDrive.
On vous a volé votre ordinateur ?
Pareil.
Vous l’avez oublié à la maison, et vous vous retrouvez au bureau un peu démuni (ou l’inverse) ?
Tout va bien, car tout est en ligne.
Quand on parle de réduire le stress, de bêtes outils comme OneDrive peuvent vous sauver la vie.
Mais ce n’est que la face immergée de l’iceberg.
Les avantages de cette méthode
Améliorer sa productivité et sans doute le principal bénéfice cité par les utilisateurs.
Tout en allégeant sa charge mentale, puisque les outils vous permettent de ne plus jamais rien oublier.
Vous obtenez une meilleure lisibilité sur votre planning, et par conséquent une grande clarté d’esprit.
En moyenne, on constate que vous pouvez gagner 1 à 2 heures par jour,
La structuration des données, ainsi que la rapidité de la recherche par mots clés fait que vous retrouvez en 5 secondes un document, même s’il a été stocké plusieurs années auparavant.
Bonne nouvelle : la méthode est simple à mettre en place, de par les outils utilisés… Et de par la logique même de la structuration proposée.
Et vous ?
Quelle est votre principale difficulté ?
Partagez dans les commentaires ci-dessous.
Et pour en savoir plus sur les outils dont nous avons parlé, je vous invite à cliquer ici pour découvrir la vidéo de Thierry Compagne, qui vous explique Comment choisir les 3 logiciels indispensables pour s’organiser et bien gérer son temps !
À bientôt,
Stéphane Lejeune