Vous non plus, vous n’y échapperez pas.
La gestion et le rangement des papiers, si vous n’y portez pas une attention particulière, ou si vous n’avez pas les bons outils, vous fera perdre un temps fou.
Et ça sera source de stress.
Que ce soit pour le domaine personnel : assurances, documents comptables, administratif courant…
Ou pour le domaine professionnel, selon votre métier : les papiers doivent absolument être traités, et classés.
Et pour beaucoup, cela reste une épreuve insurmontable, que l’on repousse sans cesse.
1 Le problème
La phobie administrative, même si elle n’es pas un diagnostic médical officiel, reste une réalité vécue par de nombreuses personnes.
En effet, une étude montre qu’environ 20 % des Français reconnaissent être dépassés par la gestion administrative (source : OpinionWay / Groupe La Poste).
Il s’agit d’un véritable blocage psychologique persistant, face à la gestion des démarches administratives.
Les courriers non ouverts s’accumulent.
Certains dossiers ne sont pas traités.
Résultats : vous recevez des relances, voire des pénalités financières s’il s’agit de l’administration fiscale.
Ou alors des non remboursements, alors que vous aviez des droits, mais la négligence vous génère un manque à gagner financier.
Psychologiquement, vous stressez, vous culpabilisez, et parfois le sommeil est difficile à trouver car vous savez que seul vous pouvez traiter les sujets.
Plus vous attendez, plus vous accumulez les tâches.
D’autres urgences viennent repousser ce qui ne l’était pas au départ, d’où un sentiment d’être débordé, voire paralysé.
Et dans le domaine professionnel, les informations qui arrivent de toutes parts peuvent vite vous submerger.
Une étude montre que 46% des salariés trouvent qu’il est souvent difficile de trouver le document qu’ils recherchent.
On parle là de la difficulté à localiser un document, dont on sait qu’il est présent dans la pièce ou dans son ordinateur, voire le réseau.
En moyenne, il faut 18 minutes pour localiser un document.
Dans certains cas, cela représente 8 heures par semaine !
C’est à la fois basique, donc particulièrement énervant, et extrêmement chronophage au sein des entreprises.
Mais j’ai une bonne nouvelle pour le rangement de vos papiers.
Le contenu de cet article va vous proposer une solution, issue de la méthode Systor 360, qui peut vous simplifier la vie d’une façon que vous n’imaginez même pas.
Cela pourrait même rendre grisant et ludique le futur tri de vos papiers.
Voici :
2 Structurez vos dossiers
Un des principes de la méthode est de canaliser le flux des informations entrantes.
Qui arrivent de toutes parts…
À la base, Systor 360 permet surtout une meilleure organisation, notamment au niveau des documents informatiques.
Elle offre la possibilité d’assurer un suivi de projets, de retrouver rapidement des documents qui ont été numérisés.
Et un des conseils de cette méthode réside dans le fait de dupliquer la structure des dossiers Windows, et de votre arborescence informatique, sur votre rangement des papiers.
Ce qui veut dire que vous allez pouvoir vous inspirer de cette structure, pour simplement trier vos papiers.
Le principe :
Créer 10 dossiers qui sont appelés des Domaines
Pas un de plus, ni un de moins.
Pour créer un domaine, vous allez y inclure des actions que vous faites régulièrement.
Par exemple, un commercial, ou même un service commercial au sein d’une entreprise pourra établir les domaines suivants :
1 Stratégie
2 Vendre
3 Administratif et financier
4 Acheter
5 …
Dans cet exemple, c’est surtout le domaine numéro 3 qui va nous intéresser.
Créer 30 sous-dossiers par domaine
Ces 30 sous-dossiers par domaine sont appelés des thèmes, ou des projets.
Ils sont là pour ventiler les informations de manière pertinente.
L’idée ici encore est d’éviter la multiplication des sous-sous-dossiers, qui finissent par générer beaucoup de clics, de profondeur inutile, de confusion et in fine de perte de temps.
Créer une arborescence est la clé de voute de votre base d’information… Qu’elle soit numérique, et papier également.
Puisqu’on va appliquer le même principe pour tous vos supports de stockage, y compris physiques.
Ce qui va donc grandement vous aider pour le rangement des papiers.
3 Homogénéiser son classement numérique et papier
Aux dires des clients utilisateurs de la méthode Systor 360, cette création de la base d’organisation ou de l’arborescence informatique laisse au début les gens un peu perplexes…
On ne comprend pas tout, et c’est une petite révolution pour notre façon de faire.
Et une fois que l’on progresse dans la création de cette structure d’informations, tout semble logique.
Elle permet de ne pas se polluer l’esprit, de ne pas avoir à recourir à sa mémoire…
Et de ne plus perdre un temps précieux à chercher des documents.
Vous gardez votre disponibilité de cerveau pour des tâches à forte valeur ajoutée, et créatives.
Vous pouvez en quelques secondes retrouver un e-mail, et aussi ses pièces jointes… Et surtout le bon e-mail, sans avoir à cliquer sur une ribambelle avant.
Et si vous avez imprimé des éléments, et les avez stocké au bon endroit : idem.
Car votre arborescence informatique et votre mode de classement des dossiers papiers sont identiques.
Vos dossiers physiques sont équivalents à vos dossiers Windows.
Vous centralisez vos papiers comme vos documents numériques.
La plus grande complexité dans cette manœuvre ?
C’est de se remettre en question.
4 Rangement des papiers : l’erreur classique
Dans notre fonctionnement habituel, on va par classer les documents selon leur provenance, ou leur destination.
Par exemple, tous les documents liés à un client seront groupés dans le dossier client.
Les bons de commande, les factures, les échanges, un dossier technique…
Si vous êtes propriétaire d’un bien immobilier, vous allez spontanément ranger tout ce qui concerne cet appartement dans un seul et même (gros) dossier, ou boîte d’archives.
Le dossier de prêt immobilier, les assurances, sa taxe foncière, les convocations d’assemblées annuelles, les PV d’AG , son bail de location le cas échéant, etc.
Vous groupez tout par destination.
C’est là l’erreur qui génère une multiplication des dossiers…
Et qui par conséquent nuit gravement à votre rangement des papiers.
Au lieu de cela, vous devez stocker les documents, papiers ou numériques, par nature, c’est à dire par projet.
Toutes les factures, indépendamment de leurs provenances, dans un dossier – thème ‘Factures’, qui fera parti du Domaine Administratif.
Tous les bons de commande dans un dossier – thème ‘bons de commande’.
Toutes les taxes foncières de tous les biens immobiliers, dans un dossier-thème appelé ‘Taxes foncières’, indépendamment du bien immobilier.
Toutes les assurances, dans un dossier-thème ‘assurances’, qui lui-même fera parti du Domaine Administratif.
Et pour cet exemple des assurances, vous avez la liberté de créer un niveau 3, avec un sous-sous-dossier, pour ventiler les assurances de prêt, les assurances de crédit, les assurances véhicules, les assurances Propriétaire Non Occupant (PNO), etc.
Ce qui fait que dans le milieu professionnel, quand on pense à une action à mener pour tel client, ou tel prospect, par exemple ressortir une facture, alors on ressort en moins de 5 secondes le document dans le dossier Administratif – Factures.
On n’a plus à sortir un dossier énorme du client, et à chercher ce document dans un sous-dossier.
Le stockage des documents, ainsi que la recherche deviennent beaucoup plus simples.
Une personne qui recherche un document stocké par une autre personne retrouver l’information bien plus rapidement.
Toute son énergie que l’on pouvait perdre à chercher des documents, c’est terminé.
Ce que vous devez donc faire :
Créer une arborescence informatique, avec 10 Domaines, dont un des 10 que vous nommerez ‘Administratif et Finances’.
Créer 30 Thèmes ou projets :
1 Assurances
2 Relevés bancaires
3 Impôts et Taxes
4 Prêts bancaires
Etc
Pour le rangement de vos papiers, vous pouvez utiliser un gros classeur, que vous allez intituler ‘Administratif’.
Vous lui faites porter le même numéro que dans votre arborescence informatique.
Pour moi, c’est le chiffre 3.
Puis vous allez ranger dans votre dossier 301 Assurances tous vos relevés d’assurances.
Dans le dossier 302 tous vos relevés bancaires.
Et ainsi de suite.
Par ailleurs, une excellente façon de ranger vos documents papiers, en plus de cet archivage dans un classeur, ou une boîte d’archives, est de les numériser.
Pour cela, dans la méthode Systor 360 de mon ami Thierry Compagne, on utilise l’outil OneDrive.
Vous saurez dorénavant comment stocker vos papiers numérisés.
Et je vous invite également à consulter la vidéo suivante :
Comment numériser ses documents facilement au format PDF, avec OneDrive.
Et vous ?
Quelle est votre principale difficulté pour le rangement de vos papiers ?