La puissance de la méthode Systor 360 réside dans la spécificité suivante.
La méthode vous aide à canaliser et à réduire l’information entrante.
Le but est de donner plus de clarté, de lisibilité à l’arborescence informatique.
Et ainsi de rendre la recherche dans les dossiers plus rapide et intuitive.
Ainsi, on maximise les chances pour qu’une personne retrouve en quelques secondes un document, même si ce n’est pas elle qui l’a stocké.
On diminue la profondeur de l’arborescence, ainsi les clics nécessaires pour retrouver une information sont réduits.
Aussi, afin de créer votre arborescence informatique, un premier exercice va donc consister à :
Dans un premier temps, lister de manière exhaustive toutes les actions ou missions que vous accomplissez au quotidien, les projets sur lesquels vous travaillez.
Puis, dans un second temps, définir 10 grandes catégories, ou 10 ‘domaines’ à l’intérieur desquels vous allez pouvoir insérer ces missions ou projets.
Vous effectuez ici un travail de théorisation, de conceptualisation.
En miroir, vous allez créer exactement la même arborescence informatique avec OneNote.
Pourquoi ?
Afin d’utiliser les pages OneNote comme support de centralisation de toutes les informations relatives à un projet donné.
On appelle cela la Fiche Actions.
Vous y regrouperez :
Les informations écrites (du texte).
Des photos, soit directement sur la page, soit qui pourront être stockées dans le dossier Windows correspondant, et on créé un lien hypertexte cliquable dans OneNote pour y accéder en 1 clic.
Des PDF : idem que ci-dessus.
Des vidéos.
Des e-mails avec leurs éventuelles pièces jointes : le fait d’utiliser Outlook permet en effet de glisser – déposer un e-mail directement sur la fiche action OneNote.
Imaginez le temps gagné à ne plus devoir aller rechercher le bon e-mail.
Enfin, autre particularité qui participe à a puissance de la méthode Systor 360, est le fait que l’on va codifier les dossiers Windows, ainsi que le bloc-note OneNote.
À l’identique comme expliqué plus haut.
On va aussi codifier tous les fichiers, avec un format qui aide également grandement à l’identification sans avoir à cliquer :
On utilise le format US avec AAMMJJ
Année avec idéalement juste les 2 derniers chiffres, comme 26 sans indiquer ‘2026’, afin d’économiser des caractères.
Le mois juste derrière l’année.
Et le jour pour terminer.
La date est en préfixe, et l’intitulé sera dénommé de la manière la plus explicite possible, l’idée étant de ne pas avoir à cliquer sur plusieurs documents avant de trouver le bon.
Bref.
Ce sont là des stratégies simples, mais combinées ensemble, redoutablement efficaces.
En complément, je vous invite à regarder la vidéo de Thierry Compagne, Comment structurer OneNote.
Est-ce que cet article suscite chez vous des questions ?
Sentez-vous libre de les poser dans les commentaires ci-dessous.
À bientôt,
Stéphane Lejeune