Nous sommes nombreux à se demander comment gérer ses courriers papier.
Entre les informations importantes à conserver, les papiers qui nous demandent de faire une action, et le courrier que l’on jette, ce n’est pas simple.
Faut-il les numériser ?
Faut-il les conserver et les classer, et le cas échéant comment ?
C’est en tombant sur une vidéo de Thierry Compagne, créateur de la méthode Systor 360, que j’ai trouvé une formule vraiment efficace.
Je vous la partage ici, et à la fin de l’article je vous indique les 2 vidéos.
Comment gérer ses courriers papier : scanner
Etape numéro 1 : on ouvre son courrier, et on le scanne.
Comment procéder ?
Les imprimantes ou scanner étant relativement onéreuses, et souvent fastidieuse, on va se focaliser sur l’outil que l’on a dans sa poche.
Son smartphone.
Simple, léger, efficace.
L’application qui sera à utiliser est OneDrive.
Cet outil sert prioritairement à stocker des documents.
D’ailleurs, c’est un avantage pour votre courrier papier, qui pourra si vous le souhaitez se retrouver en ligne, donc accessible depuis n’importe où, et n’importe quand.
Surtout quand vous en avez besoin.
Dans OneDrive, vous avez une icône ‘Plus’, et l’on vous propose de ‘Numériser une photo’.
Vous pouvez donc cadrer très facilement votre document, puis le numériser en 1 clic.
Fini les manipulations des piles de documents au scanner, surtout s’il est partagé avec d’autres utilisateurs.
Vous avez différents filtres pour la netteté, et pour gérer le poids du fichier généré.
Ainsi, vous gérez au fil de l’eau votre courrier papier, et fini les piles de lettres mélangées.
C’est un peu le même principe que d’obtenir une boîte e-mails vide.
Cela contribue à votre clarté, votre efficacité, votre sérénité.
Comment renommer ses courriers
Une fois que le courrier papier est numérisé, vous pouvez, ultérieurement, à tête reposée, aller sur votre PC.
L’avantage est que c’est plus confortable pour renommer, et classer les documents.
Il est recommandé de renommer les fichiers de vous courrier selon le format suivant
Au format américain, avec l’année, le mois, puis le jour.
Exemple si l’on parle du 23 avril 2025 :
20250423
Pourquoi procéder ainsi ?
Car les différents fichiers, s’ils se retrouvent classés dans un même dossier, se trouveront triés par date.
Et visuellement, c’est plus facile à retrouver
Comment stocker et retrouver facilement ses courriers papier
Une fois ce renommage effectué, vous n’avez plus qu’à classer votre fichier.
C’est là où la base de données préconisée dans la méthode Systor intervient.
Cette méthode préconise d’avoir au maximum 10 dossiers à la racine de votre ordinateur.
Ces dossiers font abstraction des expéditeurs et des destinataires des informations.
Ils sont nommés selon des objectifs, ou des buts à atteindre.
Chacun de ces 10 dossiers comportent maximum 30 sous-dossiers.
Et c’est dans cette arborescence, que vous aurez créée, que vous pourrez facilement et intuitivement aller stocker votre fichier.
Afin de le retrouver facilement et rapidement quand vous en aurez besoin.
Que faire des courriers papier ?
Alors une fois ses courriers scannés, soit on les jette, soit on les stocke, par exemple en pile dans une bannette dédiée ou dans un classeur souple.
Ainsi, ils seront facilement récupérables, car ajoutés dans un lieu unique, et chronologiquement.
En conclusion, j’espère que ce contenu vous aura aidé à savoir comment gérer ses courriers papier.
Cliquez ici pour voir la vidéo 1 de ‘comment numériser’
Et cliquez ici pour voir la vidéo 2
Et vous ?
Comment faites-vous avec votre courrier papier ?
Partagez vos conseils ou difficultés dans les commentaires ci-dessous.
A bientôt pour de nouvelles avancées,
Stéphane Lejeune