Un des conseils de la méthode Systor de mon ami Thierry compagne est d’avoir une boîte emails vide.
C’est un peu un choc pour moi qui entasse les e-mails depuis des années.
J’ai dû acheter du stockage supplémentaire pour absorber tout mon contenu sur Gmail.
Et comme il le dit : une boîte emails sert à réceptionner les messages.
Tout comme notre boîte aux lettres qui reçoit le courrier.
On ne stocke pas son courrier papier dans sa boîte aux lettres non ?
Et cela donne tellement de clarté que de repartir d’une boîte emails vide.
Problème : comment être sûr de pouvoir les retrouver si besoin ?
J’ai demandé à ChatGPT.
Boite emails vide sans risque de faire d’erreur
La question précise que je lui ai posée :
Je souhaite archiver tous mes e-mails qui sont dans mon gmail, afin de repartir d’une inbox vide.
Est-ce une bonne idée, et le cas échéant comment faire techniquement pour ne surtout perdre aucun e-mail ?
Sa réponse :
Oui, archiver tous vos e-mails dans Gmail pour repartir d’une inbox vide est une bonne idée si vous souhaitez une boîte de réception plus organisée sans perdre de messages. Voici comment procéder en toute sécurité :
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Vérifier que l’archivage est la bonne solution
L’archivage dans Gmail ne supprime pas les e-mails, il les retire seulement de la boîte de réception et les place dans Tous les messages . Vous pourrez les retrouver plus tard via la recherche.
Si vous voulez plutôt sauvegarder vos e-mails en dehors de Gmail, vous pouvez exporter vos e-mails avant de les archiver (voir étape 4).
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Archiver tous les e-mails en une seule fois
Via l’interface Gmail :
- Ouvrez Gmail sur un ordinateur (pas possible sur mobile en une seule fois).
- Dans la barre de recherche en haut, tapez in:inbox pour afficher tous les e-mails de la boîte de réception.
- Cochez la case en haut à gauche pour tout sélectionner (Gmail affiche alors un message du type ‘Sélectionner tous les messages correspondant à cette recherche, cliquez dessus).
- Cliquez sur Archiver ( la boîte de réception avec une flèche vers le bas).
Tous vos e-mails seront déplacés de la boîte de réception vers Tous les messages mais resteront accessibles.
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Assurer la récupération des e-mails archivés
Si vous voulez voir vos e-mails archivés, allez dans Tous les messages ou utilisez la recherche.
Si vous voulez retrouver un e-mail particulier, utilisez la barre de recherche (par expéditeur, sujet, date, etc.).
Pour remettre un e-mail dans la boîte de réception, ouvrez-le et cliquez sur Déplacer vers la boîte de réception.
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Sauvegarder vos e-mails avant archivage (optionnel mais recommandé
Si vous voulez une copie de vos e-mails en dehors de Gmail, utilisez Google Takeout :
- Allez sur Google Takeout.
- Cochez Gmail dans la liste des services.
- Choisissez le format d’exportation (généralement MBOX).
- Lancez l’exportation (cela peut prendre du temps).
- Téléchargez le fichier une fois.
Ce fichier pourra être lu avec un client mail comme Thunderbird ou importé ailleurs en cas de besoin.
Conclusion pour obtenir une boîte emails vide.
L’archivage est une bonne solution si vous voulez une boîte de réception propre sans supprimer d’e-mails. Si vous craignez une perte, faites une sauvegarde avec Google Takeout avant d’archiver.
Comment ça s’est passé
J’ai donc d’abord exporté mes messages avec Google Takeout.
Les étapes sont simples et bien expliquées.
Google explique que le process d’export peut prendre des heures, voire des jours selon le volume de messages à traiter.
C’est OK pour moi, j’ai lancé un dimanche matin.
En parallèle, j’ai lancé l’archivage depuis mon Gmail.
Là encore, c’est simple et rapide.
Vous pouvez voir votre boîte Inbox fondre comme neige au soleil au fil des minutes.
Jusqu’à obtenir une boîte emails vide.
Complètement vide.
Je me suis même demandé s’il n’y avait pas un bug, tellement c’était bizarre.
Mais tout est OK.
Cela m’aide beaucoup à gagner en clarté.
Cela aide à prendre de bonnes résolutions, comme supprimer tout ce qui ne nécessite pas d’être conservé.
Comme le courrier papier.
Et à traiter ou mettre en tâche dans les différents outils les actions que je dois mener.
En parallèle, dans mes messages archivés, je pourrai faire des suppressions au fil de l’eau, sans pression, des messages inutiles ou obsolètes.
Cela m’aura pris juste quelques minutes, et c’est très satisfaisant.
C’est une des étapes de ma nouvelle résolution pour m’organiser, et de mon process pour gagner en efficacité.
Et vous ?
Vous voulez essayer ?
Ou alors vous avez déjà réussi à avoir une boîte emails vide ? Alors partagez dans les commentaires ci-dessous votre vécu.
Stéphane Lejeune
