En quoi consiste la Méthode Systor et ses 4 piliers ?
Ce système d’organisation constitue un outil de gestion de projet.
Systor permet aux professionnels de gagner en efficacité, en temps et en sérénité.
Chacun, pour atteindre ses objectifs, aura toujours besoin des 2 éléments suivants :
De l’information.
Du temps.
Ces 2 éléments devront être reliés.
Voici les 4 piliers du système, et son fonctionnement.
1 – Une base de données structurée
Pour répondre à la question :
Où retrouver facilement telle information ?
La méthode Systor s’appuie sur une base de données structurée.
Cette base est constituée de 10 dossiers à la racine de votre ordinateur, et jamais plus de 10 dossiers.
Le système structure une base de données par objectif.
Ce qui est contre-intuitif.
Car habituellement, les bases de données se font par nom de client, par des destinations, ou par des provenances.
Ce qui pose parfois le problème de devoir utiliser sa mémoire, pour retrouver les informations rangées dans ces dossiers.
La méthode Systor consiste à raisonner en sortie d’informations, en objectifs.
Ce sont vos objectifs qui vont conditionner la manière dont vous allez structurer votre base de données.
Ainsi, vous saurez plus facilement et rapidement où retrouver vos informations.
2 – Les Fiches actions Systor
Il vous faut un système d’organisation, avec des éléments qui soient liés entre eux, avec une cohérence.
Versus des éléments disparates, sans lien entre eux :
– plusieurs espaces différents de stockage
– une grande quantité de dossiers et de fichiers dans ces espaces
– une liste de tâches
– un agenda
La méthode Systor 360 permet de lier tous ces éléments entre eux, notamment grâce aux Fiches actions.
Ces fiches vont centraliser toutes les données d’un objectif, et ainsi constituer un historique.
Vous pourrez notamment insérer directement les échanges par e-mails avec vos différents interlocuteurs.
Afin de mieux assurer un suivi, et conserver une boîte e-mails vide.
3 – Une Boîte actions
Pour répondre à la question : ‘quand vais-je pouvoir consacrer du temps pour l’atteindre tel objectif’ ?
Systor s’appuie sur une Boîte d’actions, qui permet de regrouper toutes les fiches actions ensemble.
Vous aurez besoin d’un lien entre les objectifs que vous vous êtes fixés, et le temps en termes de hiérarchisation des objectifs.
Et de plus, vous devrez planifier la quantité de temps dont vous aurez besoin pour atteindre vos objectifs.
L’ensemble de ces éléments doit être cohérent, former un ensemble.
4 – Méthode Systor et ses 4 piliers : l’agenda
Le Temps :
Quand allez-vous pouvoir vous consacrer à tel objectif ?
Combien de temps va vous prendre telle tâche, qui va vous faire avancer vers votre objectif ?
Ce qui veut dire que toute l’activité de chacun d’entre nous est centrée sur ses objectifs.
Systor s’appuie également ici sur un agenda.
Il doit refléter la mesure de votre temps d’occupation.
Versus simplement contenir des créneaux de rendez-vous, une liste de tâches ou faire office de pense-bête.
Pour résumer :
La méthode Systor et ses 4 piliers :
1) Une base de données, qui permet de structurer votre information par objectif
2) Des Fiche actions, qui permet de centraliser tous les éléments utiles à l’atteinte de votre objectif
3) LA Boite d’actions, qui regroupe l’ensemble de vos fiches actions, pour hiérarchiser vos priorités
4) Un agenda, qui mesure le temps d’occupation
Pour les logiciels utilisés, Systor s’appuie sur des outils qui sont déjà existants chez Microsoft.
C’est un des grands points différenciants de la méthode Systor, qui se distingue de tous les autres outils de gestion de projet comme Asana ou Notion, qui demandent souvent des abonnements.
Pour utiliser Systor, l’investissement consiste à se former à la méthode, mais ensuite sans avoir aucune dépense récurrente.
C’est là un des grands avantage de cet outil de gestion de projet.
Je vous invite à cliquer sur ce lien pour découvrir en vidéo la présentation de ce par Thierry Compagne, auteur de la méthode Systor.
Et vous ?
Quels outils utilisez-vous pour vous organiser, et pour travailler ?
Partagez vos expérience ou vos questions dans les commentaires ci-dessous.
A bientôt,
Stéphane Lejeune
