Découvrez dans ce contenu 4 logiciels pour s’organiser.
Vous pourriez déjà vous demander si 4 logiciels pour vous organiser ce n’est pas trop.
Bonne nouvelle : le système est en réalité très simple.
En effet, le génie de la méthode Systor réside dans le fait d’articuler 4 logiciels, ou outils, qui sont déjà en place dans la quasi totalité des entreprises, ainsi que chez le grand public, pour en faire un système d’organisation.
Ce système s’avère ultra performante au niveau professionnel, et personnel.
1) Les Dossiers Windows
Pour les puristes, les dossiers Windows ne sont pas à proprement parler un logiciel.
Puisqu’il s’agit en fait du système d’exploitation de la suite Windows.
Mais c’est un outil qui est utilisé dans la méthode, afin de créer une arborescence intuitive, et de stocker l’information.
En effet, structurer le classement est un des besoins le plus souvent exprimés chez les entreprises, ou les utilisateurs.
Le fait d’utiliser les dossiers Windows vous donne un aperçu de la facilité d’accès à ce système d’organisation.
Vous continuez à utiliser des outils avec lesquels vous êtes déjà familier.
Vous apprenez simplement à ne plus les utiliser les dossiers comme vous le faites sans doute aujourd’hui, mais de manière différente.
Car en effet, nous avons souvent utilisé ces dossiers, avant même d’avoir réfléchi ou appris à les utiliser.
D’où un classement qui au fil du temps s’avère inadapté à l’usage que l’on veut en faire.
Vous allez désormais créer une nouvelle organisation pour votre base de données, dans laquelle va se trouver l’ensemble de vos fichiers et dossiers.
Au passage, vous pourrez vous inspirer de l’arborescence créée avec la méthode Systor, pour améliorer le classement papier.
Puisqu’il vous suffira simplement de dupliquer le modèle de classement numérique, pour l’adapter au classement des dossiers papier.
2) OneDrive
OneDrive est le 2ème des 4 logiciels pour s’organiser.
Il s’agit à la base d’un outil de stockage, une bibliothèque.
Le volume de stockage est d’ailleurs un critère à anticiper, pour éviter de devoir transférer ou migrer des données dans le futur.
Il a le mérite de pouvoir rendre l’accès aux documents très facile, car en ligne.
Vous pouvez accéder à votre information depuis n’importe quel lieu, n’importe quel terminal ou matériel.
Autre intérêt majeur : le fait de pouvoir partager l’information, à différentes équipes ou à différents collaborateurs.
Mieux diffuser l’information pour l’équipe dirigeante est par exemple un besoin qui revient très souvent au sein des entreprises.
Vous devez pouvoir paramétrer les différentes modalités de partage, par exemple pour de la lecture seule, ou les accès avec mot de passe.
Par ailleurs, le fait de pouvoir créer, renommer des fichiers ou des dossiers doit être aisé et fluide.
Le fait de pouvoir gérer les différents types de synchronisation est une possibilité offerte par OneDrive, ce qui n’est pas le cas des outils traditionnels.
En effet, vous pouvez décider qu’un ficher ou un dossier soit disponible à la fois en ligne et en local.
Ou alors uniquement en ligne, ce qui libèrera de l’espace de stockage sur votre disque dur.
Enfin, le fait de pouvoir créer des liens de façon simple est un autre critère important.
Le niveau de sécurité offert par cet outil est également fiable, avec également un coffre-fort pour les documents les plus sensibles.
Au final, c’est la facilité d’utilisation qui fait que OneDrive est l’outil retenu dans la méthode Systor.
En bonus, cet outil a une fonctionnalité qui sera utile pour un autre problème épineux :
Comment gérer ses courriers papier.
Il intègre en effet un outil pour numériser les documents, qui pourra enfin répondre à cette question récurrente.
3) OneNote
Ce logiciel est ici utile pour la gestion de projets.
Grâce à OneNote, qui fait partie intégrante des 4 logiciels pour s’organiser, vous allez pouvoir créer des fiches actions.
Une fiche action est un document qui va centraliser et décrire en détail l’ensemble des actions à mener, dans le cadre d’un projet.
Si vous vous reconnaissez dans l’expression suivante :
« Ne rien oublier, être sûr que je couvre toutes les questions que j’ai à couvrir ».
Alors les fiches action sont là pour être sûr de ne rien oublier.
Que vous soyez au bureau et sur votre ordinateur, ou en déplacement avec votre smartphone, vous devez pouvoir accéder à vos fiches actions.
OneNote vous permet, avec une fiche action, de regrouper sur un document unique toutes les actions liées à un seul et même objectif.
Vous pouvez également créer des liens avec votre base de données, décrite dans la partie 1 avec les dossiers Windows.
Mais une des grandes forces de OneNote est aussi de pouvoir créer des liens avec de l’information externe.
C’est en cela que les fiches actions sont au cœur de la méthode Systor.
Car elles vous permettent de faire des liens avec votre information interne, dans votre base d’organisation, et également des liens avec des ressources comme des e-mails, du texte, des photos, des pages internet, des vidéos, ou tout autre ressource externe.
Au passage, cette pratique vous permet d’arriver à vider la boîte mails tous les jours.
Cette fiche action va mutualiser toutes les données utiles à l’atteinte de votre objectif.
Par exemple, si vous souhaitez savoir comment améliorer son suivi commercial, alors les fiches actions faites dans OneNote vont vous permettre de regrouper tout l’historique, ainsi que les actions à mener, avec des dates.
On sort donc ici complètement de la notion de liste de tâches, qui sont souvent disparates, et qui ne donnent pas assez de vue d’ensemble.
Gagner du temps pour prendre du recul le soir et le matin est un des grands avantages offert par le logiciel OneNote et les fiches actions.
Ainsi, les fiches actions comporterons une date pour organiser chacune de vos actions.
4) Outlook : le dernier des 4 logiciels pour s’organiser
«Ne rien oublier, être sûr que je couvre toutes les questions que j’ai à couvrir» est l’un des besoins qui revient très souvent.
Le logiciel Outlook, qui est trop souvent perçu, de manière réductrice, à une boîte e-mails, vous offre cette visibilité.
Pour la gestion de projets, vous devez avoir suffisamment de recul sur l’ensemble des actions que vous avez à mener.
C’est ici la notion de boîte actions, qui permet de regrouper tous vos projets, en les hiérarchisant, qui entre en jeu.
Vous saurez ainsi à chaque moment quand accomplir telle ou telle action, en fonction de vos priorités.
L’objectif étant de ne plus rien oublier, et de ne plus travailler dans l’urgence.
On regroupe donc les fiches actions, par ordre chronologiques, dans une boîte actions.
Et si l’on prend du retard sur une action, alors vous devez pouvoir facilement changer la date d’une fiche action.
Et le décalage devra se faire automatiquement sur les autres fiches actions qui seront impactées par cette nouvelle échéance.
On utilise donc Outlook comme un outil de gestion de votre temps, ou de mesure d’occupation de votre temps, qui quantifie notre temps passé.
Et il n’est surtout pas utilisé comme une liste de tâches, ni comme un bloc-notes.
Car nous travaillons objectif par objectif.
En conclusion : est-ce que cette liste des 4 logiciels pour s’organiser vous a éclairé ?
Qu’utilisez-vous aujourd’hui pour votre organisation personnelle ?
SI vous le souhaitez, vous pouvez découvrir la vidéo de Thierry Compagne en cliquant sur ce lien, qui vous explique en détails ces outils.
À bientôt,
Stéphane Lejeune