Comment prendre des notes en réunion, puisque lorsque vous travaillez en entreprise, vous n’échapperez pas à cet exercice.
Si vous êtes commercial terrain, vous faites des réunions parfois formelles, parfois plus informelles, mais avec des informations parfois importantes.
Et si vous êtes indépendant, ce contenu peut vous être utile, puisque vous rencontrez parfois un ou plusieurs partenaires, fournisseurs, clients et autres.
Au lieu de vouloir tout garder en tête, mieux vaut écrire.
Comment prendre des notes en réunion
Première parade : essayez de diminuer ou d’esquiver les réunions.
En effet, selon l’observatoire de l’infobésité, une personne en entreprise passe en moyenne plus de 6 heures par semaine en réunion.
Et leur contenu n’est pas toujours utile…
Le fait d’identifier un objectif clair est le premier critère.
Dans certaines grandes sociétés comme Intel, si cette première condition n’est pas remplie, la réunion est annulée.
Ensuite, comment prendre des notes en réunion, et avec quel outil ?
Selon la méthode Systor de Thierry Compagne, il convient tout d’abord d’utiliser l’outil OneNote, qui permet de centraliser toutes les informations, quelle que soit leur nature.
C’est aussi grâce à cet outil OneNote que l’on construit une fiche action, qui est au cœur de la méthode.
Comment gérer les différents sujets en réunion
Si dans une réunion, on aborde plusieurs sujets différents, alors chaque sujet fait l’objet d’un OneNote différent.
Par exemple, on peut aborder des non-conformités sur une vente qui ne s’est pas bien déroulée.
Ou encore la stratégie marketing, comme le contenu sur internet.
Et un autre sujet qui est un recrutement pour étoffer l’équipe commerciale.
Une règle importante : on ne centralise surtout pas toutes les informations sur un support unique.
On ventile les sujets sur différents fichiers OneNote.
Toutes les notes prises en réunion feront l’objet d’un fichier OneNote spécifique, en fonction du sujet dont traite les informations notées.
Ces notes seront ensuite à classer dans votre base d’organisation.
Vous créez cette base selon les principes de la méthode Systor, avec 10 dossiers à la racine, dans chacun d’entre eux pas plus 30 sous-dossiers.
Quant aux sous-sous-dossiers, vous n’avez pas de limite, comme pour mettre par exemple vos clients.
Ainsi, vous éviter des arborescences interminables.
Comment faire si des actions sont requises suite à une réunion ?
Lors des réunions, il y a de l’information qui est partagée.
Et il y a des nouvelles actions qui seront à réaliser.
Et là encore, une erreur fréquente est de tout regrouper sur un seul et même support.
Par ailleurs, vous aurez des dates butoir à respecter, et donc utiliser votre agenda.
Comment prendre des notes en réunion afin de planifier les nouvelles actions à mener ?
Le fait d’avoir pris des notes sur des fiches actions distinctes, réparties par sujet, vont vous permettre de les lier à votre agenda.
Idéalement, vous paramétrez vos fiches actions pendant la réunion, pour évacuer les sujets.
Et pour hiérarchiser vos priorités, vous utilisez la boîte actions avec Outlook.
En conclusion, cette façon de prendre des notes en réunion fait partie des 4 logiciels ou outils de la méthode Systor pour s’organiser.
Une bonne nouvelle est que ces outils font partie de votre environnement habituel, sous Windows.
Donc c’est facile à appréhender, et à démarrer.
En complément, vous êtes libre de regarder la vidéo de Thierry sur ce sujet de la structuration de la prise de notes.
Et vous ?
Quelles difficultés rencontrez-vous pour la prise de notes ?
Partagez dans les commentaires ci-dessous.
À bientôt,
Stéphane Lejeune
