Dans cet univers de profusion d’informations venant de toutes parts, où l’on parle d’infobésité, on peut légitimement se demander comment organiser ses dossiers Windows, pour gagner en efficacité et en clarté.
Que ce soit pour votre organisation personnelle, ou dans le cadre de votre vie professionnelle, vous aimeriez trouver des solutions pour arrêter de chercher partout les documents que vous avez eus entre vos mains, et rangés quelque part.
Est-ce que vous aussi, il vous est déjà arrivé de perdre du temps à rechercher un fichier ?
Ou une information que vous avez déjà vue, et potentiellement triée en pensant pouvoir la retrouver facilement ?
Avez-vous déjà volontairement conservé un e-mail, potentiellement avec des pièces jointes, en vous disant que cela pourrait être plus pratique à retrouver en gardant le tout dans votre messagerie ?
Votre dossier ‘téléchargements’ regorge d’informations potentiellement importantes, mais les fichiers s’y sont entassés au fil des années ?
Si vous vous êtes reconnu, la méthode d’organisation personnelle Systor, avec sa structure de dossiers simple et pourtant redoutable d’efficacité, peut vous aider à vous y retrouver enfin, et à gagner en sérénité.
Une des caractéristiques de la méthode Systor 360 de Thierry Compagne, c’est le fait d’avoir une arborescence de dossiers Windows avec à la racine 10 dossiers, qui sont, de plus, numérotés.
Il s’agit d’un véritable cadre, qui évite la dispersion des idées et des informations, et facilite le stockage de façon intuitive, voire ludique.
Ces 10 dossiers sont combinés avec une codification, une numérotation.
Ces 10 dossiers ou ‘Domaines’ regroupent chacun 30 sous-dossiers ou ‘Thèmes’.
Il est également de créer un 3ème niveau, voire un 4ème, mais pas plus.
Cette base de données se construit au fil du temps, et remet en cause le mode de rangement ou de fonctionnement jusqu’alors utilisé.
On peut même dire qu’elle le révolutionne, est constitue la colonne vertébrale d’une méthode qui a fait ses preuves.
Cela demande du temps au départ, mais cela vaut la peine, car cela vous apporte une grande clarté, efficacité et sérénité.
Vous saurez comment, à l’avenir, stocker et surtout retrouver tout beaucoup plus facilement et rapidement.
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Pourquoi une arborescence en 10 dossiers ?
L’essence de ce petit nombre de 10 dossiers est le fait de canaliser les informations, qui émanent de différentes sources, via différents médias, et de manière constante.
De plus, le cerveau humain ne fonctionne pas de manière linéaire.
Au contraire, il aime les arborescences, la hiérarchie visuelle et les idées reliées entre elles.
D’où la pertinence de former une arborescence simple et visuelle.
Ces 10 dossiers sont appelés des Domaines, ils sont numérotés, et intitulés de manière intuitive, de 1 à 10.
A l’intérieur de ces dossiers, on va utiliser l’outil OneNote, qui servira à héberger les informations, à les structurer et à les centraliser, et également à créer des liens, entre les différents éléments ainsi que dans votre agenda (Outlook).
Cela a l’avantage de pouvoir facilement stocker et retrouver les informations, y compris en entreprise où un nouvel arrivant est recruté : il sera en mesure de s’y retrouver seul de façon assez simple.
Cette méthode Systor peut en effet s’appliquer à votre vie personnelle, ou professionnelle.
De plus, autre avantage, ces 10 dossiers et tous leur contenu sont reliés à l’outil en ligne OneDrive, ce qui permet la sauvegarde automatique, et la synchronisation.
Donc même en cas de vol, de perte ou de casse de votre ordinateur, tout votre travail est récupéré, et accessible instantanément depuis tout autre appareil de remplacement.
Ces 10 dossiers ont l’avantage d’être très intuitifs, mentalement accessible et mémorisables, et ce principe vous pousse à penser organiser les choses par grandes catégories.
Ces dossiers sont là pour recueillir tout ce qui vient d’arriver en tant qu’information, comme une boîte aux lettres.
Ce chiffrement de 1 à 10 force l’ordre alphabétique, et n’indique pas de hiérarchie à ce stade. Ces numéros de dossiers servent juste à trier les informations, à les stocker pour pouvoir les retrouver plus facilement.
De manière contre-intuitive, ces 10 dossiers sont largement suffisants pour classer tous vos éléments numériques.
Fichiers Word, tableaux Excel, fichiers téléchargés, pièces-jointes d’e-mail, captures, photos, PDF, papiers scannés, e-mails, etc.
Clarté visuelle.
Nomenclature, arborescence structurée
Exemples :
- Stratégie et Pilotage
- Vendre
- Administratif et Finances
- Production de contenu, Marketing et Com°
- Acheter
- Patrimoine Equipement Entretien
- Elever
- Santé
- QHSE
- Loisirs
Ces 10 dossiers sont des Domaines, c’est le niveau 1 de votre nouvelle arborescence Systor.
2 Comment organiser ses dossiers Windows avec une arborescence simple
Quand vous limitez vos dossiers principaux à 10, plusieurs effets positifs apparaissent immédiatement :
Cela vous offre une clarté visuelle dès lors que vous ouvrez votre fenêtre de dossiers à l’écran.
Ces 10 dossiers sont immédiatement et intégralement visibles, sans avoir besoin de scroller ou de chercher.
Vous savez que telle information est forcément dans l’un des 10 dossiers, et pas ailleurs.
Cela vous pousse à penser en amont, pour stocker correctement vos informations.
Au lieu de classer à la volée dans des sous-dossiers infinis, vous prenez l’habitude de vous demander à quel domaine tel document appartient.
Ce réflexe de tri cognitif améliore votre mémorisation votre la clarté mentale.
Par ailleurs, dans une entreprise, un nouvel arrivant peut immédiatement deviner où trouver et où stocker les informations.
C’est facilité grâce à l’intitulé et à l’arborescence intuitive.
Vous facilitez la synchronisation cloud, car un nombre limité de dossiers à la racine de OneDrive rend la synchronisation plus rapide et plus stable, notamment sur les appareils mobiles.
De plus, à l’intérieur de cette arborescence, vous pourrez y insérer des fichiers OneNote, qui vont structurer vos informations et les centraliser.
Ces fichiers seront aussi reliés à votre agenda, pour votre planification.
Comment faire pour créer vos propres 10 dossiers ?
Cette étape prend du temps, et nécessite de la concentration.
Vous êtes libre d’essayer de la faire par vous-même, ce qui est possible.
Alternativement, vous pouvez vous faire aider de 3 façons :
- En regardant le contenu gratuit sur la chaîne YouTube de Thierry Compagne, notamment cette vidéo qui montre un exemple.
- En souscrivant à la formation payante Systor 360, qui vous explique de A à Z comment créer tout votre système, et pas uniquement votre arborescence.
- En prenant un coaching avec Thierry Compagne, avec qui vous pourrez construire correctement, plus sûrement et plus rapidement votre base de données.
La puissance d’une arborescence en 10 dossiers numérotés
Ce qui surprend souvent les utilisateurs de SystOr, c’est à quel point ce système est radicalement simple et efficace.
Peu d’approches concurrentes proposent une limitation volontaire du nombre de dossiers racine.
comment organiser ses dossiers Windows que traitement de l’information entrante.
Ce qui fait la force de SystOr, c’est que c’est orienté terrain, concret, quotidien.
On classe ce qui arrive, et on s’organise autour des usages professionnels et personnels réels.
3 Les 30 sous-dossiers Windows en niveau 2
Créer une arborescence de 10 dossiers numérotés, c’est poser les fondations.
Dans ce chapitre, on va voir comment organiser ses dossiers Windows avec 30 sous-dossiers Windows.
Cette arborescence vous permettra d’organiser finement l’information entrante, sans tout mélanger.
On retrouve l’idée d’une nomenclature thématique, puisque chaque sous-dossier est appelé un thème, ou un projet.
Un des principaux avantages d’une structure avec 10 dossiers en niveau 1, et 30 sous-dossiers en niveau 2, est que vous pouvez tout retrouver en 2 clics.
Pourquoi 30 sous-dossiers ?
Car c’est à la fois suffisant pour y stocker les informations utiles, de façon logique. On créé de la profondeur, et de la cohérence.
Et c’est à la fois assez peu pour éviter le fouillis et la dispersion.
Exemple :
03 Domaine Administratif et Finances
301 : Thème Factures
Et dans ce sous-dossier intitulé ‘Factures’ , vous allez centraliser tous les justificatifs, toutes les factures de tous les achats ou de tous vos clients, indépendamment de leur provenance.
Et les 30 thèmes qui font partie du domaine 3 Administratif et Finances contiennent tous des documents administratifs ou financiers.
Par exemple, les factures, justificatifs, ce qui a trait aux banques, aux assurances, aux formalités, aux impôts, aux documents demandés par les comptables, etc.
Pour y stocker vos fichiers ou éléments, on ne tient pas compte de leur provenance, ou de leur destination, mais uniquement de leur nature.
Ce qui est inhabituel par rapport à ce qui est la pratique par défaut.
Par exemple, dans une entreprise, on va regrouper dans un seul dossier, numérique ou dossier suspendu, toutes les informations qui concernent un client.
Ou tout ce qui concerne un employé, pour les DRH.
Alors que dans Systor 360, tous les documents sont stockés par nature.
Toutes les factures de tous les clients dans un dossier ‘Factures’, et la ventilation se fera à l’intérieur de ce dossier facture.
Ce qui est beaucoup plus intuitif, et en tout cas beaucoup plus simple et rapide à retrouver.
La méthode d’organisation personnelle Systor 360 permet également dans son arborescence un niveau 3.
Dans celui-ci, vous n’avez aucune limite de nombre de dossiers.
Par exemple, dans le cadre d’une entreprise, vous pouvez obtenir l’arborescence suivante :
Domaine 2 ‘Vendre’
Thème 230 ‘Contacts’
Dossier 230/260212 Client Untel
Vous noterez au passage qu’à l’intérieur de votre arborescence, vous utilisez une autre technique qui est la codification des informations.
En l’occurrence, une date qui contient :
En premier lieu, les 2 derniers chiffres de l’année. Si l’on parle de l’année 2026, la codification commencera par 26.
En second lieu, les 2 chiffres qui composent le mois. Si l’on parle de février, la codification continuera par 02.
En troisième lieu, les 2 chiffres qui composent le jour. Si l’on parle du 12 du mois, la codification se terminera par 12.
Dans notre exemple, cela donnera 260212.
Ce code a le double mérite de créer un identifiant unique, et aussi de donner une indication immédiate de la date du premier contact.
De plus, quand vous renommez vos fichiers avec en tête cette codification, si vous regroupez plusieurs fichiers dans un même dossier, alors le tri se fera par défaut de manière chronologique, au lieu de se faire de manière anarchique, selon un intitulé qui n’a aucune signification.
Enfin, dans votre arborescence, vous avez la liberté de créer un niveau 4, là encore sans aucune limite de nombre de dossiers, mais à voir la pertinence d’un tel niveau.
En résumé
Nous avons vu, selon la méthode Systor, comment organiser ses dossiers Windows, grâce à une arborescence de 10 dossiers à la racine, plus 30 sous-dossiers numérotés.
Voire un niveau 3 et un niveau 4.
Et c’est ensuite, en les combinant avec :
Les fiches actions OneNote
La boîte actions, qui hiérarchise
L’agenda numérique maîtrisé dans Outlook
En synthèse, les outils Microsoft, plus la synchronisation avec OneDrive, qui constituent un véritable système personnel d’organisation pérenne et efficace.
Les 10 dossiers permettent d’absorber l’information. Le reste de SystOr permet de la traiter, planifier et piloter.
En résumé : un choix minimaliste, mais stratégique.
C’est une stratégie de clarté mentale, un garde-fou contre la dispersion numérique.
Si vous lisez cet article, vous êtes peut-être en recherche de solutions pour devenir plus organisé, et plus efficace
Vous savez déjà ce que coûte le manque d’organisation personnelle.
C’est pourquoi, grâce à ce contenu, vous pouvez déjà démarrer, et créer vos 10 domaines, et commencer à y regrouper vos documents.
Ensuite, vous pourrez créer certains de vos 30 thèmes, par domaine, et le faire dans la racine de OneDrive, afin de sauvegarder votre travail.
Vous aurez déjà initié le changement, et vous n’organiserez plus vos données de la même manière par la suite.
En complément, si vous voulez être certain de partir sur de bonnes bases, vous pouvez aussi consulter cette autre vidéo de Thierry Compagne : Comment nommer vos dossiers l La méthode Pressing.
Cela vous aidera, exemple à l’appui, à nommer vos 10 Domaines, et vos 30 Thèmes (ou projets) pour chacun de vos Domaines.
A bientôt,
Stéphane Lejeune
