Vous cherchez une méthode d’organisation, afin de gagner du temps ?
Voici dans cet article la méthode Systor et 4 principes, qui sont simples à appliquer, et pourtant redoutables d’efficacité.
Comme l’explique son créateur Thierry Compagne, voici les étapes à respecter absolument.
1) Définir des limites dans votre arborescence
Une des principales forces de la Méthode Systor 360 est qu’elle vous pousse à poser un cadre.
La méthode structure les informations, en utilisant tout simplement les dossiers Windows.
Ainsi, vous conservez vos repères grâce à l’outil des dossiers déjà existant.
Le cerveau fonctionne mieux avec une arborescence, et des liens entre les éléments.
Vous évoluez à l’intérieur d’un cadre, qui canalise les informations à la façon d’un entonnoir.
À l’inverse, l’erreur la plus commune est de créer des dossiers de manière éparse, sans aucune réflexion en amont.
Dans nos espaces numériques , les capacités de stockages sont désormais quasi illimitées.
Leurs coûts sont de plus en plus abordables, ce qui vous invite (insidieusement) à vous laisser aller à la création de contenus, de manière anarchique.
Arborescence : niveau 1 avec 10 dossiers seulement
Ces 10 dossiers sont appelés des Domaines.
Comme leur nom l’indique, un domaine est un champ d’activité, ou un secteur d’activité, un ensemble d’éléments.
La création de chacun de ces 10 domaines devra faire l’objet d’une réflexion en amont.
Par exemple, votre Domaine 1 pourra s’appeler Stratégie et Planification.
Ainsi dénommé de manière intuitive, ce domaine 1 pourra inclure :
- Vos réflexions stratégiques et idées nouvelles
- Les objectifs que vous vous êtes fixés
- Vos bilans personnels
- Votre Vision Board
- Vos notes de réunions stratégiques
- Etc
Le fait de positionner ce domaine Stratégie en position 1 peut lui conférer une portée transversale.
Et le fait d’avoir un Domaine dédié à votre réflexion vous pousse à regrouper et stocker toutes vos données stratégiques.
Ce qui sera beaucoup plus simple à la fois pour y stocker toutes vos nouvelles informations.
Et aussi et surtout de pouvoir les y retrouver, facilement et en quelques secondes.
Arborescence : niveau 2 avec 30 sous-dossiers
Il s’agit ici de niveau 2 de votre arborescence.
À l’intérieur de chacun de vos 10 Domaines, vous aurez 30 sous-dossiers qui sont appelés des thèmes, ou des projets.
Ce qui vous procurera 10 fois 30 dossiers, soit 300 thèmes différents.
Et à savoir que statistiquement, les structures ont en moyenne, toutes activités confondues, petites et grandes entreprises, entre 80 et 150 thèmes.
Et si une catégorie comporte par exemple plusieurs centaines de dossiers, comme par exemple un nombre de prospects et clients, alors un niveau 3 est permis dans Systor, afin d’y créer, sans aucune limite de nombre, tous les clients et prospects souhaités.
Il est même possible de rajouter un niveau 4, sans limite de nombres, mais à valider la pertinence d’une telle profondeur.
En tout cas, l’information en entrée est canalisée, et stockée de façon structurée.
Si l’on prend l’exemple d’une facture reçue par e-mail d’un de vos fournisseur que l’on va appeler Martin, en date du 13 décembre 2025.
À partie de cette facture, vous pourrez cliquer sur :
‘Enregistrer sous’
Sélectionner votre Domaine 3 : Admin et Finances (niveau 1 avec vos 10 Domaines)
Ensuite sélectionner votre sous-dossier, ou Thème 302 : documents comptables, factures fournisseurs et clients (niveau 2 avec vos 30 Thèmes)
Enfin, sélectionner votre sous-sous-dossier, 301.02 Factures d’achat (versus le 302.01 : relevés bancaires, et le 302.03 : factures à régler). Niveau 3, sans limite de nombre de dossiers.
Eventuellement, sélectionner votre sous-sous-sous-dossier ‘Pro’, ou ‘Perso’. Niveau 4, sans limite de nombre de dossiers.
Et vous pouvez y enregistrer ou stocker votre facture, à l’aide d’une codification, et grâce à un intitulé qui permettront notamment un classement chronologique.
Cette codification facilitera et l’intitulé grandement le fait de pouvoir la retrouver.
Pour garder cet exemple du 13 décembre 2025, le code sera constitué ainsi : 251213
- Les 2 derniers chiffres de l’année.
- Les 2 chiffres du mois
- Les 2 chiffres du jour.
Par défaut, les éléments se classeront de façon chronologique.
Et l’intitulé comportera également, en renommant son titre :
‘251213 Facture Martin achat Fournitures 97,20 € HT’
2) Faire abstraction des destinations et des provenances
Méthode Systor et 4 principes : vous devriez changer votre logique de classement.
En effet, dans le monde de l’entreprise, les dossiers sont constitués selon les destinations ou les provenances.
Par exemple, vous avez des dossiers par client, ou par fournisseur, ou par raison sociale.
Dans un dossier client unique, on va donc classiquement retrouver :
- Les bons de commandes
- Les factures
- Les informations administratives
- Certains messages entrants : e-mails, pièces jointes
- Les différents interlocuteurs ou services
- Les différents projets…
On sera donc très souvent obligés de recourir à sa mémoire afin de retrouver la bonne information.
Ou alors, vous devez dans ce contexte créer des sous-dossiers en fonction des années, et des sous-sous-dossiers sans limite de profondeur.
Ce qui pourra également vous faire perdre du temps pour aller explorer aux confins de l’arborescence…
Et une autre perte de temps en remontant, pour continuer à chercher ce que vous n’avez pas trouvé.
La solution que Systor apporte, c’est de raisonner par objectifs, ou par projet.
À quoi va vous servir tel élément ?
Quel en sera votre usage pour le futur ?
Par exemple, vous avez en main une facture.
Vous aurez peut-être à la communiquer à un cabinet d’expert-comptable, pour un bilan comptable.
Donc, au lieu de vous demander si vous devez classer cette facture dans le dossier du client, qui fait l’objet de cette facture (provenance), ou du comptable à qui vous devrez l’envoyer (destination), classez-la par nature, dans le Domaine Administratif et Finance, et dans le Thème dédié aux Factures.
Afin de bien nommer vos 10 dossiers Domaines, et surtout vos 30 sous-dossiers Thèmes (ou projets), posez-vous les questions suivantes :
Pourquoi devrai-je retrouver tel document ?
Quelles sont mes missions ?
Qu’est-ce que je fais de façon quotidienne, ou régulière ?
Quels sont mes projets ?
Pour bâtir votre base de données Systor, vous êtes libre de solliciter l’auteur Thierry Compagne pour un coaching, par exemple en suivant ce lien qui décrit la Méthode d’organisation personnelle avec coaching – S’améliorer
3. Appliquer la même arborescence dans tous vos espaces de stockage
L’idée centrale est la suivante : on utilise l’outil OneNote pour y centraliser, ou mutualiser toutes les données d’un projet.
On créé également une arborescence dans OneNote, grâce aux bloc-notes.
Cette arborescence contient 10 entrées, et chacune de ces entrées comporte 30 sous-dossiers.
Une fiche action OneNote, codifiée et structurée selon la méthode Systor, permet d’héberger les données, ou alors de contenir des liens hypertextes qui vous mènent à des données liées au projet.
Ces données, trop lourdes pour être hébergées sur la fiche action OneNote, sont stockées par exemple sur votre ordinateur, ou sur le cloud.
Et sur votre ordinateur ou sur le cloud, vous allez structurer une arborescence qui est codifiée est structurée de la même façon que votre arborescence OneNote.
Vos informations sont donc stockées de manière cohérente informatiquement.
Et mentalement, vous savez exactement où stocker vos informations entrantes, regroupées par projet (ou ‘thème’) dans votre arborescence de dossiers Windows.
Ce qui est crucial, car de nos jours, les espaces de stockage sont multiples.
- Disque dur de votre ordinateur
- Cloud
- Clés USB
- Dossiers papier…
Un des principes de la méthode d’organisation Systor 360 est d’appliquer la même structure, et la même arborescence, quels que soient les espaces de stockage.
Vous nommez vos Domaines et Thèmes de façon identique, quel que soit le lieu de stockage.
Vous stockerez et retrouverez de façon beaucoup plus rapide tous vos documents.
Y compris si vous utilisez également les dossiers papier.
Dans vos dossiers suspendus, vous allez pouvoir appliquer la même codification que dans vos dossiers numériques.
Cela peut vous demander une réorganisation au départ de l’adoption de la méthode Systor.
Et de ce travail de refonte, va découler un système beaucoup plus intuitif et efficace.
4) La codification
Comment nommer vos fichiers avant de les stocker ?
Cela se fait grâce à la codification des fichiers.
Êtes-vous d’accord pour dire qu’un chiffre est beaucoup plus facile, et confortable à classer, qu’un nom de dossier ?
D’autant plus qu’un nom de dossier peut contenir plusieurs mots, avec une orthographe peu évidente, notamment pour les noms propres.
D’où l’intérêt de codifier vos fichiers, et fondamentalement de mettre un chiffre devant un nom de fichier.
Un des avantages de la codification est de ‘forcer’ l’ordre alphabétique.
Lorsque vous codifiez un dossier ou un fichier, vous êtes libre d’attribuer un ordre, une hiérarchie, un tri dans l’apparition et l’ordonnancement des éléments.
Alors que si vous ne mettez pas de chiffre, l’ordre alphabétique s’appliquera par défaut dans le classement.
Chose qui sera certainement sans aucune pertinence dans votre propre classement, dans votre volonté de tri.
Par exemple, à l’intérieur de chacun de vos 10 Domaines, vous serez libre, grâce à la codification, de créer des blocs de 3 ou 4 Thèmes ou projets (sous-dossiers).
Ces 3 ou 4 thèmes, de nature homogène, pourront être séparés par un thème numéroté et vide.
Car le nombre de thèmes que vous devrez utiliser sera souvent inférieur à 30.
Ce qui visuellement fera apparaître votre arborescence de façon aérée, avec des regroupements intuitifs, et pertinents.
Ce qui mentalement pourra constituer comme une mind-map facilement mémorisable.
Autre avantage de la codification de vos dossiers et fichiers : le travail en équipe.
En effet, la communication se fait beaucoup plus facilement entre les coéquipiers, ou les services.
Tout simplement car c’est beaucoup plus rapide, et plus impactant, d’indiquer que vous travaillerez sur le dossier stratégique numéro 106, ainsi que sur tel autre projet codifié 528.
Cela dissipe également toute confusion ou tout malentendu sur un dossier à travailler.
De plus, vous aurez la liberté de renommer un projet dont le nom initialement donné ne correspond plus exactement au contenu.
Et ce renommage ne modifiera pas sa place dans l’arborescence de votre base d’organisation personnelle.
En résumé :
Dans ce contenu sur la Méthode Systor et 4 principes, vous avez pu voir l’intérêt de :
– Définir des limites dans votre arborescence
– Ne pas tenir compte des provenances et des destinations, mais classer par projet ou par objectif
– Appliquer la même structure pour tous vos espaces de stockage
– La codification de vos dossiers et fichiers.
En complément, vous êtes libre de consulter la vidéo de l’auteur de la méthode Systor Thierry Compagne, sur ce même sujet : Comment nommer vos dossiers l La méthode Pressing
Et vous ?
Que vous inspirent ces 4 principes de la méthode Systor ?
Quelle sont les questions que cela suscite ?
À bientôt,
Stéphane Lejeune