La productivité, c’est l’art de produire plus de résultats utiles en moins de temps (ou avec moins d’effort). Appliqué aux ventes en PME, on peut dire qu’il y a 2 façons d’augmenter sa productivité commerciale :
Soit on travaille plus.
Soit on travaille mieux.
C’est là où des outils comme les logiciels, ou les méthodes d’organisation personnelle peuvent vous aider.
Par exemple, un commercial qui passe 50 appels par semaine, et qui décroche 5 rendez-vous chez des prospects, pourra, avec les bons outils de relance et une meilleure préparation, décrocher 10 rendez-vous, avec le même nombre d’appels.
C’est un exemple de la productivité commerciale.
Voyons dans cet article comment l’augmenter.
Informations qui vous arrivent de toutes parts
Vous l’avez peut-être déjà remarqué ou vécu, mais les salariés des entreprises, petites ou grandes, sont littéralement noyés dans l’information.
- Appels téléphoniques qui génèrent des interruptions
- E-mails des contacts et des logiciels (et des spams).
- Les pièces jointes des e-mails, données que vous ou vos collègues imprimez parfois
- SMS
- Post-its pour les plus modernes
- Whats’app
- CRM qui vous envoient des tâches ou des relances
- Agenda qui émet des alertes
- Slack et autres messageries interne
- Pop-ups des sites internet
- Etc.
Sans compter notre cerveau qui nous envoie des pensées à longueur de journée.
Et on n’a pas toujours les bons outils, ou la bonne méthode pour rassembler, et canaliser toutes ces informations pour les retrouver plus tard.
Les rendez-vous et les réunions viennent aussi apporter leurs lots d’informations plus ou moins importantes, qu’il est important de retrouver (facilement et rapidement) parfois plusieurs semaines ou mois plus tard.
Voire plusieurs années dans certains cas.
Résultat ?
Selon plusieurs études, on perd en moyenne 19 % du temps de travail est perdu à chercher de l’information déjà reçue, et indispensable à votre tâche.
Ce qui représente plus d’1,8 heure chaque jour, soit 9,3 heures par semaine, à chercher quelque chose dont vous savez que c’est là, quelque part sur votre ordinateur, dans vos e-mails, ou dans un dossier.
Pour la productivité, on repassera…
La source de cette étude est Euroweb Info, et leur article qui explique que la recherche d’informations au travail est une perte de temps et d’argent.
Qui plus est, ces études ne font que quantifier le temps… Elles n’évaluent pas l’agacement, ni la fatigue ou le stress générés par ce problème structurel…
Pas de méthode ou de système fiable
Pour une grande majorité d’entreprises, ou d’indépendants :
Il n’existe aucune méthode de classement, ni de gestion documentaire
Lors des appels téléphoniques ou des rendez-vous, pas de méthode de prise de notes qui permettent de retrouver les infos rapidement et facilement.
Vous pouvez sur ce sujet précis lire l’article dédié comment prendre des notes en réunion.
Si vous faites comme tout le monde, vous créez des dossiers par clients (ou fournisseur). Il s’agit des provenances, ou des destination, et c’est une des pires manières de réaliser.
Comment gérer ses mails quand on en reçoit des dizaines par jour, avec de degrés d’importance très variables ?
Quasiment personne ne prend le soin de codifier ses fichiers, par exemple avec un critère de date au format US… Ce qui permet pourtant de fournir un classement naturel, et de créer identifiant unique très utile pour la recherche par mots clés.
Les infos entrantes s’empiles et restent souvent là où elles sont arrivées… Au lieu de les classer dès leur arrivée, là où c’est pertinent, pour les retrouver en quelques secondes, même plusieurs mois plus tard.
Votre arborescence informatique comporte des niveaux des sous-dossiers à n’en plus finir, que vous intitulez parfois de manière très peu intuitive, inadaptée, voire confuse…
Ces mauvaises pratiques nuisent vraiment à la productivité, et c’est le fruit d’une absence cadre, de structure.
La bonne nouvelle dans tout ça ?
C’est là où la méthode d’organisation Systor 360, créée par mon ami Thierry Compagne, et que j’utilise personnellement, peut vous aider à travailler mieux, en toute simplicité, pour augmenter drastiquement votre productivité commerciale.
Comment la méthode Systor 360 augmente votre productivité commerciale
Tout d’abord, il faut préciser que la méthode Systor 360 n’est pas une application, ni un Saas, et encore moins d’un abonnement.
Il s’agit d’une solution logicielle, d’une méthode d’organisation.
On utilise l’environnement Windows, ses dossiers et ses logiciels.
Par conséquent, vous n’êtes pas dépaysé, et vous possédez sans doute sans même le savoir, tous les outils indispensables.
Petit veinard.
Il ne reste plus qu’à apprendre comment tirer le meilleur parti de ces formidables outils.
Dans la méthode Systor 360, on fait un bond de productivité rien qu’en restructurant son arborescence informatique, avec 10 dossiers pour canaliser l’information entrante.
On appelle ça les 10 ‘Domaines’
Plus 30 sous-dossiers pour structurer et cadrer les choses, sans aller dans les tréfonds des dossiers Windows.
Ce sont les 30 ‘Thèmes’, ou ‘Projets’.
Il est possible de créer une arborescence informatique qui soit aérée, et visuellement agréable à travailler.
La codification des dossiers vous permet aussi de renommer au fil du temps certains dossiers, de manière plus intuitive, sans en changer l’ordre.
Il existe la possibilité d’aller au niveau -3 et -4, mais cela reste exceptionnel, si vous utilisez bien la méthode.
Vous utiliser cette arborescence informatique en un seul plan d’organisation, copié partout : votre disque dur, vos dossiers papier si vous en avez, vos données dans vos disques externes, etc.
Vous utilisez OneNote pour héberger et centraliser l’ensemble des données sur un support unique. Soit les éléments sont directement sur un fichier OneNote, soit on créé des liens cliquables qui vous emmènent en 1 clic dans le bon dossier.
Cet outil fonctionne également hors connexion internet, et sa recherche par mots-clés est bien plus rapide et efficace que la fonction ‘rechercher’ des dossiers Windows.
Productivité garantie et mesurable rien qu’avec ça.
Imaginez : tous les éléments que l’on a cités plus haut ( notes d’appels téléphoniques, e-mails et pièces jointes, copies d’écran des SMS et des WhatsApp, transcription des post-its, alertes du CRM, même des vidéos, vous pouvez les mutualiser sur un fichier unique.
Et pour l’agenda alors ?
Ces fichiers OneNote, que l’on appelle des Fiches Actions, sont reliées à votre agenda Outlook.
Par conséquent, il est possible d’afficher chaque matin, sur votre écran, tout ce que vous avez à faire, et en un clic d’aller sur un fichier où toutes les informations utiles à votre travail sont centralisées.
Au passage, vous savez immédiatement où classer les nouvelles informations entrantes. Et vous savez comment codifier les fichiers, avec le critère de date au format US (AAMMJJ), pour obtenir un tri ou classement naturel.
Idem pour les documents ou courriers papier : vous savez comment scanner et numériser vos documents, et où les stocker pour les retrouver facilement, en utilisant OneDrive.
D’ailleurs, en parlant de OneDrive, que se passe-t-il si votre ordinateur plante, ou s’il est endommagé voire volé ?
En amont, avec Systor 360 on a hébergé l’ensemble des informations sur OneDrive.
Ce qui fait qu’en temps réel, sans même vous en rendre compte, vous sauvegardez toutes vos données dans le cloud.
Fini le stress de perdre le fruit de plusieurs mois ou années de votre travail.
Et cerise sur le gâteau, vous pouvez grâce à Systor 360 augmenter votre productivité commerciale, et aussi gérer votre vie personnelle, pour ne plus rien oublier, et vous créer des rappels.
En conclusion
Avant Systor 360, vous pouviez être noyé dans la masse d’informations, être perdu et stressé sans système de classement, et sans méthode.
Fini les informations dispersées sur 6 ou 7 outils différents, grâce à l’arborescence informatique unique.
Vous abandonnez les recherches fastidieuses, et vous retrouvez vos fichiers en moins de 5 secondes.
Au-delà de votre productivité, c’est aussi une sérénité, et une tranquillité d’esprit que vous retrouvez, grâce à cette méthode d’organisation qui vous simplifie tellement la vie.
Terminé les tâches zappées… Ou parfois faites en double !
Terminé la mémoire saturée, et les pensées qui vous assaillent la nuit et le weekend suite à des oublis.
Vous récupérez du temps, de la clarté, de l’efficacité et de la sérénité…
Et aussi de l’argent, de façon mesurable.
Alors ?
Allez-vous préférer rester dans la désorganisation de l’information, source majeure de perte de temps et d’argent ?
Ou allez-vous opter pour la bonne méthode ?
Partagez dans les commentaires ci-dessous vos questions, ou remarques.
À bientôt,
Stéphane Lejeune