Aaah ! Pouvoir circuler avec sa voiture quand on est commercial sur le terrain, et pouvoir en un simple clic ouvrir son CRM Excel même en pleine cambrousse…
Utiliser les filtres, et le raccourci ‘ctrl F’ pour taper les bons mots-clés et retrouver quasi instantanément l’info que l’on cherche.
Quand on est commercial pour une PME, on peut parfois contourner le CRM de la boîte (qui est un peu lent, et souvent peu pratique), et utiliser un bon vieux fichier Excel qui nous sauve la mise.
Voyons dans cet article comment utiliser au mieux les bons outils numériques pour être le plus efficace possible.
Car être commercial sur le terrain, c’est ce qui se rapproche le plus d’un chef d’entreprise indépendant.
On a des missions, et un objectif de chiffre d’affaires à atteindre.
D’où un besoin d’organisation sans faille.
Votre Direction n’a pas forcément le temps d’assurer un suivi rapproché, et elle n’en n’a pas forcément l’envie non plus d’ailleurs.
Elle attend de vous un maximum d’autonomie.
Notamment pour une activité clé qui vous incombe : la prospection téléphonique.
Prospecter par téléphone plus facilement grâce à son CRM Excel
On vous le dira souvent, la vente est finalement un exercice assez mécanique.
Plus vous passez des appels de prospection téléphonique, plus vous aurez des chances de décrocher des rendez-vous.
Plus vous ferez des rendez-vous, plus vous initierez de nouvelles affaires, générerez des offres commerciales et de devis.
Vous alimenterez votre pipe-line, et par la même occasion votre potentiel de chiffre d’affaires.
Et par conséquent, plus vous avez de devis dans votre pipe-line, plus vous aurez des chances d’en signer une certaine proportion.
En moyenne, on se situe autour de 20% de transformation.
De fait, la phase la plus en amont dans la productivité commerciale, c’est la prospection téléphonique, qui dépend souvent de… Votre organisation personnelle.
En termes de prospection téléphonique, on peut parler d’abattage, c’est à dire des séances entières, de 1 ou 2 heures, d’appels non-stop.
C’est là où un CRM Excel peut être particulièrement pertinent.
Vous pouvez en effet y regrouper tous vos contacts, prospects et clients.
L’important est de créer des champs, c’est-à-dire des colonnes avec les différents critères suivants :
- Raison sociale / entité
- Nom de l’interlocuteur
- Prénom de l’interlocuteur
- Numéro de standard
- Ligne directe
- Numéro de portable
- Date du dernier échange
- Date du prochain échange
- Commentaire pour écrire ce qui s’est dit
- Adresse e-mail
- D’autres éventuels champs comme un numéro de client, qui peut faciliter la recherche par mots-clés.
Une clé pour tout retrouver de facilement ses infos, et de rajouter des filtres à votre fichier.
Et parfois aussi des couleurs par ligne, pour le rendre plus visuel et pouvoir balayer le fichier en s’arrêtant rapidement sur des code couleurs.
Par exemple, une ligne de couleur jaune pour signifier que l’on doit envoyer un e-mail.
Une ligne de couleur verte pour signifier un accord pour un rendez-vous, ou une commande.
Etc.
En fait, au lieu d’un CRM (Customer Relationship Management), ou outil de la gestion de la relation clients, on peut plutôt parler ici de base de contacts, ou de fichier de contacts.
Ce fichier fonctionnera même si vous êtes hors ligne, sans aucune connexion internet.
En résumé, cette base Excel est souvent décisive, car elle vous permet d’obtenir le meilleur ratio temps passé / résultat…
Mais ce n’est pas non plus la panacée, et on peut vite atteindre un plafond de verre, notamment pour certaines actions.
Les limites de cet outil
Pour la prospection, je trouve que le ficher Excel bat les autres outils.
En revanche, dès lors qu’il y a un suivi à réaliser, pour aboutir à un rendez-vous, ou à une vente, avec parfois des cycles assez longs de plusieurs mois, voire années…
Un des risque est d’oublier les relances, ce qui peut être dramatique, dans le sens où cela réduit à néant tout un travail qui a déjà été réalisé.
Autre enjeu : lors d’un rendez-vous, il nous faut un outil de prise de notes, et là on peut vite basculer sur un autre outil, du genre Word.
Et pour être sûr de se rappeler de ce qui a été dit, avec précision, on peut vite être limité.
Ou en tout cas, on se retrouve déjà avec 2 outils différents qu’il faut pouvoir relier.
Pour ce qui est des premiers contacts en masse, un ficher Excel structuré est vraiment bien.
Mais sur la vision des échanges passés, et sur la visibilité des actions à mener, cet outil peut vite devenir inadapté.
En effet, une autre limite d’un fichier Excel est l’impossibilité de pouvoir le relier à votre agenda.
L’efficacité dépend uniquement de votre rigueur personnelle, et il n’existe pas de système d’alerte, ou de rappel si vous avez dépassé une échéance.
Vous ne pouvez pas non plus gérer d’autres éléments d’un prospect, qui sont parfois des e-mails, des photos, des notes sur papier ou des notes vocales, des vidéos, ou encore des comptes-rendus.
Notre CRM Excel est davantage un fichier global qui a le grand mérite de rassembler tous nos contacts.
Il permet de les filtrer et les retrouver en un temps record.
Mais il peut rapidement être très pertinent de basculer vers la méthode Systor 360.
Elle est l’arme absolue en termes de pilotage, et de gestion client dans la durée, de suivi.
Pourquoi basculer vers la méthode Systor 360
Avec la méthode Systor 360, on reste sur l’environnement Windows.
En premier lieu, on se structure en amont avec son arborescence informatique.
On créé 10 dossiers (et pas un de plus) pour canaliser et ventiler par domaine les informations entrantes.
Ensuite, on créé 30 sous-dossiers par domaine, soit au total 300 dossiers.
Cette arborescence permettra de stocker les éléments non pas par leur provenance, ou destination, mais par nature.
C’est plus intuitif et ça offre plus de clarté.
En plus de ces 2 niveaux, on a la possibilité de créer un niveau 3, voire un niveau 4, mais la structure rend cela souvent assez rare.
Et ce que permet de faire la méthode Systor 360, et ce que ne permet pas de faire un fichier Excel :
Créer des fiches Actions, qui vont centraliser, mutualiser et héberger toutes les données sur un seul et même client
Faire apparaître des actions à mener dans son agenda : on utilise Outlook, et des systèmes de relances si on dépasse une date.
Créer une Boîte actions : toutes les actions prioritaires y sont listées, impossible de zapper la moindre chose importante.
Stocker des éléments de manière pertinente, pour surtout pouvoir retrouver n’importe que document en 5 secondes, même plusieurs mois ou années plus tard.
Générer des liens entre un contact, prospect ou client, et d’autres entités ou dossiers qui y sont liés. Par exemple, relier un prospect à son fournisseur actuel, afin d’identifier vos principaux concurrents.
Et bien d’autres choses encore, qui vous rendent beaucoup plus productifs et efficaces pour atteindre nos objectifs commerciaux.
En résumé
En termes d’outils numériques, travailler avec une base Excel, couplée à la Méthode Systor 360, peut vraiment vous rendre très efficace et performant.
Si ce sujets des outils vous intéresse, vous pourriez en apprendre davantage en découvrant l’article qui traite des 4 logiciels pour s’organiser – S’améliorer
Vous souhaitez utiliser dès à présent la Méthode Systor ?
Et vous ?
Qu’utilisez-vous à ce jour, et quel est votre feed-back sur ce qui vous manque le plus ?
Partagez dans les commentaires ci-dessous.
À bientôt,
Stéphane Lejeune