Pour ne plus rien oublier, assurer un meilleur suivi commercial, et hiérarchiser ses priorités, l’idéal est de pouvoir bénéficier d’une méthode d’organisation personnelle avec coaching.
Ça tombe bien, c’est justement ce que propose Thierry Compagne, consultant en organisation personnelle, avec sa méthode Systor.
Je me suis lancé dans le programme de formation en ligne, et j’ai bénéficié de mon tout premier coaching personnalisé.
Je partage avec vous mes impressions, et mes premiers résultats.
Programme en ligne d’organisation personnelle Systor 360
J’ai commencé le programme en ligne depuis 1 mois et demi au moment où j’écris ces lignes.
Au départ, j’ai rencontré des difficulté d’ordre technique.
Tout d’abord, mon ordinateur portable était un peu lent, chargé d’informations, et déjà âgé.
Nouvelle organisation, nouveau PC portable.
J’ai donc décidé de faire table rase en investissant dans un nouvel équipement.
Je pense que psychologiquement, cela aide beaucoup (même si vous n’êtes pas obligé d’en faire autant).
Puis, ma licence Microsoft 365 n’a pas réussi à s’installer.
Plus précisément, Outlook n’arrivait pas à digérer la masse d’e-mails et de fichiers volumineux que j’avais amassés depuis des années.
Est apparu le message : « How to fix Outlook Error 0X8004060C The message store has reached Maximum Size ».
J’ai réussi à débloquer cette situation grâce à 2 tutos en anglais sur YouTube.
Ensuite, j’ai dû faire le grand ménage pour faire dégonfler ma boîte e-mails, qui stagnaient et alourdissaient inutilement ma messagerie.
En effet, quand on est du style désorganisé, sans méthode et qu’on ne fait rien pendant des années, au bout du compte il y a un gros travail de ménage à réaliser.
J’ai donc ressenti un peu de frustration avec ces ralentissements, mais comme j’étais déterminé à changer mon fonctionnement, j’ai surmonté ces étapes, et j’ai enfin pu activer les outils de Systor : Outlook, OneNote et OneDrive.
M’organiser pour le pro et le perso
En ce qui me concerne, je poursuis 2 objectifs principaux, en adoptant la méthode Systor.
Améliorer mon suivi commercial
Tout d’abord, je cherchais depuis longtemps des outils pour améliorer mon suivi commercial.
J’utilisais depuis des années Excel, je me suis créé une base qui regroupe tous mes prospects, mes clients, leurs coordonnées et des filtres avec des dates, pour ne pas maquer mes relances.
L’avantage est d’avoir un outil hors ligne, qui permet d’avoir accès rapidement et en une commande (control + F) l’accès à la bonne information.
Problèmes : quand les contact sont nombreux, le fichier devient peu lisible.
Et quand je ratais une tâche, comme une relance, je n’avais aucune alerte qui me rappelais mes oublis.
Mes tâches en retard se sont vite accumulées, devenant irrattrapables.
Au niveau professionnel, j’exerce au sein d’un service commercial d’une PME, en tant que commercial terrain.
Je passe beaucoup de temps sur la route.
Le CRM de l’entreprise n’est pas très intuitif, il est lent et capricieux quand on fait une recherche, même quand l’orthographe est bonne, s’il manque une majuscule ou si le mot est incomplet…
Mes objectifs avec Systor :
Améliorer mon suivi commercial
Ne rien oublier, notamment pour les relances afin de réussir à joindre un interlocuteur
Optimiser mes relances terrain et mes visites terrain lors des déplacements
Me faciliter les comptes-rendus
Et au final, générer un meilleur chiffre d’affaires.
Les outils utilisés par la méthode Systor comme Outlook, OneNote et OneDrive me permettent d’avoir un agenda, des fiches actions et une boîte action qui me permet d’y voir clair.
Améliorer mon organisation personnelle pour le perso
Un de mes points d’amélioration a toujours été l’organisation.
Quand j’étais petit, ma mère s’arrachait déjà les cheveux avec ma chambre toujours en désordre.
Mon bureau a toujours relevé du capharnaüm…
J’oubliais souvent des choses importantes.
Je chercher aussi une méthode pour savoir comment gérer ses courriers papier.
Et dans la vie, nous avons tous des contraintes d’ordre professionnel, mais aussi d’ordre personnel.
Et la méthode Systor permet de gérer les deux, avec notamment une visibilité sur son agenda, ce qui change la vie.
Méthode d’organisation personnelle avec coaching
Après avoir appliqué pas à pas les principes du programme en ligne, j’avais une structure en place, ce qui est déjà un grand pas.
Puis, j’avais des questions sur mon application propre.
Par exemple, un des grands principes de la méthode, est de créer une arborescence pour gérer l’information entrante.
On créé 10 dossiers à la racine de son ordinateur, et pas un de plus.
Puis, pour chacun de ses dossier, on a droit à 30 sous-dossiers (pas plus).
Et surtout, on ne tient jamais compte des provenances ni des destinations pour la création de ces dossiers.
Or, mes prospects et clients sont des destinations, et leur nombre s’élève à plusieurs milliers.
A quel endroit les placer, et comment formuler la chose ?
C’est lors d’une réponse sur la plateforme, et surtout de mon premier coaching de 2 heures à distance, que tout s’est éclairé.
En terme de cibles, un première idée est que l’on ne distingue pas les prospects des clients.
Car à bien y réfléchir, un client reste un prospect, et comme le dit l’adage : « nos meilleurs clients sont nos clients », qui vont racheter par la suite lorsqu’ils sont satisfaits.
Ensuite, on se sert de la nomenclature de la base de données, et aussi d’une date de premier contact, qui sert de code pour la retrouver en quelques secondes.
Parfois, il s’agit de la véritable date de premier contact, ou parfois il s’agit d’une date arbitraire, qui correspond de mémoire à peu près à la première mise en relation.
Me voilà donc à ce stade en pleine création de fiches action, et j’ai réussi également à les faire apparaître dans mon agenda Outlook, pour que l’outil me pousse à l’action, qu’il me rappelle ce que j’ai à faire…
Et qu’il me relance tant que je n’a pas accompli ce que j’ai à faire.
C’est déjà très efficace, et j’ai déjà décroché un rendez-vous chez un prospect en créant sa fiche action.
Et au niveau personnel, pu aussi faire une tâche qui traînait depuis des mois, comme envoyer des justificatifs à ma mutuelle, pour le remboursement.
Cette formation s’amortir donc très rapidement !
À suivre…
Je suis véritablement avide de créer un maximum de fiches action, tou en ayant conscience que c’est un travail de fond, qui pourra s’étaler sur plusieurs mois.
En conclusion
Le fait de bénéficier d’une Méthode d’organisation personnelle avec coaching est d’un grand confort.
Que ce soit dans la plateforme en ligne, et l’espace dédié sous chaque module où l’on peut voir les questions des membres, et où l’on a accès directement aux réponses du formateur.
Et également si l’on bénéficie de l’accompagnement personnalisé, alors les progrès sont fulgurants, et notre productivité s’en trouve véritablement accélérée.
Et vous ?
Envie d’essayer cette méthode ?
Quels outils utilisez-vous aujourd’hui, et avec quel degré de satisfaction ?
Partagez dans les commentaires ci-dessous.
Et si vous voulez en savoir plus, je vous invite à cliquer ici pour consulter le site de Systor, et les références clients ainsi que les attentes exprimées.
À bientôt,
Stéphane Lejeune