Vous êtes peut-être en ce moment même en train de perdre des opportunités et des affaires.
Pourquoi ?
En raison d’une mauvaise organisation, d’oublis et d’un manque de priorisation de vos actions.
Quand on est commercial itinérant, ou indépendant souvent sur la route, on peut donc légitimement se demander comment améliorer son suivi commercial.
Voici des outils et des conseils concrets.
Pourquoi le suivi commercial est parfois mal géré ?
Quand on est à un poste de commercial terrain, ou d’indépendant, ne nous voilons pas la face :
Le nombre d’interlocuteurs ou structures à gérer, et le nombre d’actions à mener sur l’ensemble de ces structures ou interlocuteurs snt vite très nombreux.
On a envie de faire le maximum pour atteindre nos objectifs.
Mais il peut nous arriver parfois d’oublier, et de ne pas relancer de manière assez serrée.
D’où une perte potentielle de chiffre d’affaires.
Voire d’une image non professionnelle.
Et il faut dire que les outils mis à notre disposition ne nous aident pas toujours.
Les CRM
L’entreprise est souvent équipée d’un CRM, ou logiciel de gestion de la relation client.
Il en existe plusieurs, comme Asana, Salesforce, Clickup ou d’autres.
Ils ont fait leurs preuves, et ont chacun leurs points forts et leurs points faibles.
Mais il y a souvent des inconvénients majeurs avec ce genre d’outils :
En effet, un CRM est lent quand on est hors connexion, ce qui est souvent le cas quand on est sur la route quand on est commercial itinérant.
De plus, il est souvent peu intuitif, et peut ressortir trop de résultats sur un mot-clé, voire des résultats non pertinents.
Et honnêtement, ils servent plus souvent d’outil de pilotage pour la Direction : tableau de bord, indicateurs, centralisation des devis et des commandes, facturation….
Mais l’outil reste moins pratique pour le commercial terrain, qui en a besoin pour obtenir rapidement des infos sur son interlocuteur, et aussi avoir un historique des derniers échanges.
Le bon vieux fichier Excel.
Parfois, on se retrouve donc à bricoler avec un fichier Excel, qui a au moins le mérite d’être disponible hors ligne facilement.
Et avec ce genre de fichiers, qui directement sur notre PC, avec le raccourci ‘Control F’ on retrouve instantanément une info, comme une raison sociale, le nom d’un interlocuteur, ou un mot clé.
On peut aussi paramétrer des filtres pour trier facilement ses données par département, par ville ou par tout autre critère.
On peut aussi indiquer une colonne de ‘dernier appel’, pour avoir l’historique.
Et un champs ‘prochain appel’, afin ainsi d’assurer un suivi commercial, et se paramétrer des relances.
Mais la masse d’informations regroupée au même endroit, parfois avec des couleurs pour distinguer les contacts, est vite rebutant, et on ne s’y retrouve plus.
Et avec ce genre d’outils, on s’expose au risque de se retrouver avec plusieurs fichiers clients dispersés…
Et se demander lequel est le plus mis à jour.
Sans compter que si on oublie une sauvegarde, et que l’ordinateur se retrouve volé ou cassé, on perd tout.
A mes débuts, j’ai travaillé chez un éditeur de logiciels et j’ai vu un commercial (Cédric F.) à qui c’est arrivé.
Je me souviens encore l’avoir vu en larmes, car il venait de perdre plusieurs années de travail.
Une catastrophe.
Au final, on se retrouve avec une mauvaise organisation commerciale.
Les piliers d’un bon suivi commercial
Le premier objectif est :
La centralisation de l’information client.
Imaginez : sur un document unique, vous retrouvez absolument tout sur un prospect ou un client.
- Ses coordonnées
- Ses interlocuteurs, avec leurs lignes directes, leurs numéros de portable et leurs adresses e-mail
- Les notes des derniers échanges téléphoniques
- Les échanges par e-mails
- Les éventuels échanges de SMS
- Les éventuels échanges via un autre canal, de type WhatsApp ou LinkedIn
- Des photos utiles pour certains projets…
BREF !
Tout se trouve sur un seul et unique document.
Plus besoin d’aller chercher et scroller dans un CRM imbitable.
Ni dans les sous-sous-dossiers d’une arborescence de dossiers mal dénommés, et interminable.
Ou comment améliorer son suivi commercial avec un outil simple, et d’une puissance incroyable.
Un suivi clair des étapes de vente
La multiplicité des contacts est un vrai défi pour s’y retrouver, et gérer ses priorités.
Et lorsqu’un projet naît, il faut être capable de le gérer de A à Z.
Ce qui peut s’étaler sur plusieurs semaines, voire sur plusieurs mois.
Le fait d’avoir une vision claire des étapes du suivi client vous change la vie.
Vous gagnez énormément en sérénité, en évitant les situations d’urgence car vous avez pu anticiper les actions à mener, en amont.
Le fait de voir s’afficher à l’écran les différentes actions à mener, à la fois sur votre agenda, et aussi sur un espace dédié, vous apporte de la clarté.
Avoir un système de rappel sur les actions à venir
Si vous utilisez un fichier Excel, comme évoqué plus haut, vous avez peut-être paramétré une date de prochain appel.
Et que se passe-t-il si vous dépassez la date prévue ?
Rien.
Elle va juste s’accumuler à vos autres tâches en retard.
Zéro alerte.
Alors que le fait d’avoir un outil qui vous assiste dans un process de relance commerciale efficace va vous apporter un confort absolu.
Priorisation des tâches
Quand vous voyez toutes vos actions à mener le jour J, affichées dans un même encart sur votre écran, votre journée est déjà préplanifiée.
Vous pouvez arbitrer certaines actions, en les déplaçant facilement.
Ainsi, vous travaillez plus sereinement, et surtout plus efficacement, avec votre énergie portée sur là où c’est important et pertinent.
Fini les pertes de temps temps sur des actions secondaires, sur des actions chronophages à valeur ajoutée faible, voire nulle.
Vous travaillez sur vos tâches prioritaires, et cela va se voir, se traduire en rendez-vous, en projets, en offres et au final en chiffre d’affaires.
La méthode Systor pour ne plus rien oublier
Comment améliorer son suivi commercial avec la méthode Systor :
Présentation claire de la méthode Systor
Cette méthode articule des outils que vous avez sans doute déjà à disposition :
-
Les dossiers Windows pour structurer
Grâce à cet outil, la méthode créé un cadre dans lequel l’information entrante est structurée.
Ce cadre est composé de 10 dossiers, ou domaines, numérotés de 1 à 10.
On ne tient jamais compte des provenances ni des destinations dans ces 10 intitulés de domaines.
On les nomme par exemple :
1 Stratégie et Pilotage.
2 : Vendre.
3 : Admin et Financier.
EtcDans chacun de ces 10 thèmes, vous avez droit à 30 sous-dossiers, en niveau 2.
En niveau 3, pas de limite de sous-dossiers. Par exemple, pour y mettre tous vos prospects et clients.
En niveau 4, pas de limite non plus. Et on évite de descendre davantage dans les sous-dossiers.
-
OneNote pour tout centraliser
C’est le fameux outil qui va vous servir à centraliser toute l’information.
C’est un excellent support, qui accueille des informations depuis toutes les sources.
On pourra aussi y ajouter des liens, pour lier les sujets connexes
-
Outlook pour un agenda clair et pour prioriser
Cet outil vous servira d’agenda.
Vos actions y seront visibles, ainsi qu’une boîte actions, qui centralise toutes vos actions à réaliser, pour prioriser quand vous avez devoir faire quoi.
Application concrète au suivi client
Pour vous donner une idée claire de cette méthode, et illustrer mon propos pour un commercial terrain :
J’ai mon Domaine 2, Vendre.
En sous-dossier, j’ai intitulé le thème 230 : ‘suivi prospects et clients’
En sous-sous dossier, se trouve chacun de mes prospects et clients, avec une nomenclature 230\AAMMJJ
On indique ici la date au format US, afin de les trier naturellement par date dans l’affichage.
Cela permet aussi de leur créer un code unique.
La date choisie est celle du tout premier contact, ce qui peut aussi être un indicateur intéressant sur le cycle de vente, et le délai moyen entre un premier contact et la concrétisation d’une vente.
Ce qui donne :
230\250415 Société Tartempion – Paris
Et dans ce dossier, se trouve un fichier OneNote, qui va être intitulé de manière identique, et qui va tout centraliser.
Exemple de fiche action
Voici une définition simple de ce qu’est une fiche action, selon le site www.lecoursgratuit.com / Structurer une fiche action
Une fiche action est un document synthétique qui décrit les principales composantes d’un projet.
Elle permet de :
- Définir clairement les objectifs
- Identifier les ressources nécessaires
- Organiser les étapes du projet
- Suivre la progression
- Evaluer les résultats
Pour appliquer cette fiche action au suivi commercial, il suffit d’indiquer dans votre fichier OneNote :
Les coordonnées du prospect
Les actions prévisionnelles
Les actions déjà menées, et ce qui s’est dit, ainsi que la teneur des échanges.
Tous les éléments provenant de sources internes, ou externes.
La grande force de cette fiche action est que l’on peut, avec un simple paramétrage, la dater.
Ainsi, cette fiche va se retrouver à la fois dans votre agenda, et aussi dans ce que l’on appelle dans la méthode Systor la Boîte Actions.
C’est dans cet encart que toutes les actions du jour vont se retrouver groupées.
Ce qui vous permettra de prioriser facilement, et d’obtenir un suivi commercial structuré.
Il est en effet possible de paramétrer facilement une date de rappel, pour 6 mois, ou un an plus tard.
Ce qui est bien utile pour revenir aux nouvelles, se rappeler au bon souvenir du prospect…
Et finir par décrocher un rendez-vous, car un projet est dans l’air.
Autre grande force de OneNote : cette fiche action est disponible hors ligne, sur votre ordinateur.
Elle peut donc s’enrichir très facilement, depuis sa voiture (à l’arrêt, bien sûr), sur son clavier.
Et aussi avec une dictée vocale.
Ce qui répond parfaitement à une organisation terrain.
Versus un CRM où le simple fait d’accéder au bon endroit pour y indiquer une info peut vous prendre plusieurs clics, et plusieurs minutes avant de pouvoir la sauvegarder.
Cette méthode est donc un puissant outil de suivi commercial, qui vous apporte productivité, sérénité et efficacité.
Résultats concrets et mise en place fluide
Comment améliorer son suivi commercial : j’ai testé pour vous Systor
Pour ma part, au moment où j’écris ces lignes, j’ai investi dans le programme en ligne Systor 360, qui est disponible via ce lien :
https://conseils.organisationpersonnelle.com/systor-360-pdv
J’ai commencé par créer mon arborescence avec les 10 dossiers, ou les 10 thèmes.
Puis les 30 sous-dossiers par thème.
Puis, j’ai basculé mes premiers prospects et mes clients sur des fiches action OneNote, outils que j’ai découvert et que je n’avais jamais utilisé.
Il s’agit là d’un gros travail de fond, et il est toujours en cours en ce moment.
J’ai bénéficié d’un coaching personnalisé, par séance de 2 heures, qui me permet de répondre à certaines questions.
Sachant que j’ai aussi pu poser une question sur la plateforme en ligne de la formation.
De plus, j’ai désormais un agenda avec des plages claires, des actions à mener avec la boîte actions, et des rappels lorsque je rate des actions.
Chose qui arrive, et il suffit de reporter les actions en les glissant sur le ou les jours suivants, selon leur degré d’urgence.
Avant / Après Systor
Les résultats ne se sont pas fait attendre.
En basculant les prospects et clients sur lesquels j’avais prévu de faire un suivi commercial, j’en ai profité pour les appeler.
Comme souvent, on me demandait de rappeler quelques minutes, heures ou jours plus tard.
Sauf que désormais, je pouvais programmer cette prochaine tentative dans mon agenda, et dans ma boîte action.
Impossible désormais de les oublier, car elles sont affichées, et elles ressurgissent le moment donné si on n’a rien fait.
J’ai ainsi concrétisé mes premiers appels aboutis, mes premiers rendez-vous décrochés grâce à un suivi plus serré…
Et j’ai pu me paramétrer un rappel à 6 mois ou 1 an pour les prospects qui sont aujourd’hui froids, sans projet, mais où cela pourra changer.
Avantages indirects et inattendus
J’avais pour ma part anticipé le fait que cette méthode Systor allait vraiment changer ma vie, tant au niveau professionnel, que personnel.
Car j’avais la fâcheuse habitude d’oublier des choses, de les noter sur différents supports, comme des notes de téléphone, cahiers papier, fichiers Word ou Excel…
Mais je pouvais aussi oublier ou ignorer ces actions à mener, voire à perdre certains supports.
Le premier bénéfice inattendu a donc été le passage à l’action, sur des choses qui parfois traînaient depuis des mois.
Comme les justificatifs à envoyer à sa mutuelle, qui ouvrent droit à des remboursements.
Et qui ont tendance à s’accumuler au fil des semaines et des mois.
J’ai aussi pu avancer sur des objectifs prioritaires, qui, comme ils ne sont pas nécessairement peuvent attendre…
Et qui donc attendent.
Un de ces objectifs prioritaires pour moi est le fait de documenter mes progrès comme je le fais ici, en écrivant des articles de blog.
Car je suis convaincu que cette méthode Systor peut aider un nombre incroyable d’autres commerciaux itinérants comme moi, ou autres professionnels du terrain.
Pour savoir enfin comment améliorer son suivi commercial, gagner en sérénité, en clarté et en efficacité…
Et au final en ventes.
Dans d’autres contenus, je partagerai mes progrès sur comment prendre des notes en réunion.
Avec là encore une méthode contre-intuitive, qui consiste notamment à ventiler ses notes selon les thèmes abordés.
En parallèle, je vous invite à cliquer ici pour consulter la chaîne YouTube de Thierry Compagne, l’auteur de la méthode Systor 360.
À bientôt,
Stéphane Lejeune
