La méthode d’organisation Systor 360, de mon ami Thierry Compagne, propose un outil vraiment très efficace à ceux qui se demandent souvent comment retrouver un e-mail dans sa messagerie.
Il s’agit d’un principe contre-intuitif, qui consiste justement à sortir l’e-mail important hors de votre messagerie (Outlook idéalement) pour le coller dans un fichier centralisateur qui est au cœur de la méthode : la Fiche Action OneNote.
Donc au lieu de passer un temps fou à chercher dans votre messagerie, que ce soit par des mots-clés ou avec l’expéditeur, vous saurez exactement où trouver, et vous y accéderez en un clic.
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La recherche par mots-clés reste fastidieuse
Quand on y pense, notre boîte e-mail devrait être comme notre boîte aux lettres.
On devrait la vider chaque jour, en tout cas régulièrement, afin de trier les courriers.
Sauf que son usage a été dévoyé, et désormais on y laisse tous les messages, afin de pouvoir (éventuellement) les retrouver si nécessaire.
Du coup, elle devient surchargée, quand bien même on essaie de créer des règles des dossiers, des libellés, ou des mails qu’on met en « non lus » pour les faire ressortir en gras.
D’où une surcharge mentale, et un certain stress.
La méthode d’organisation Systor 360 de Thierry Compagne préconise une technique qui permet de mettre un terme à cela.
On centralise toute l’information clé sur un support unique, facile à retrouver en 1 clic. Y compris de manière intuitive pour une personne tierce qui n’est pas à l’origine de ce classement.
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La méthodologie Systor 360
Comment retrouver un e-mail dans sa messagerie ?
Tout d’abord on créé une Fiche Action avec l’outil OneNote, qui va servir de support.
Pourquoi le logiciel OneNote ?
Justement parce qu’il est en mesure d’héberger les emails, ainsi que ses pièces jointes, avec un simple glisser déposer.
Et aussi en raison de nombreux autres, qui sont listés dans la 3ème partie de cet article.
Cette fiche action OneNote est codifiée, et classée dans un emplacement bien précis de votre arborescence OneNote.
Pour ce principe d’arborescence, à la fois de vos dossiers Windows, et aussi de l’arborescence en miroir dans OneNote, vous pouvez consulter l’article que voici : Comment bien structurer OneNote – S’améliorer – Mieux organisé et plus productif
La fiche action va héberger et centraliser absolument toutes les informations et éléments concernant un client, ou un projet.
D’un geste simple, vous allez donc glisser déposer votre e-mail depuis votre messagerie Outlook, pour l’en sortir justement.
Vous le déposez dans un endroit prévu à cet effet dans la matrice de la fiche action OneNote.
Vous pouvez écrire à côté de votre email ainsi déposé un rapide aperçu des premières lignes, afin de vous dispenser de double-cliquer pour connaître son sujet ou son contenu.
Ainsi, vous obtenez une copie lisible, et un lien direct vers le message d’origine.
Les pièces jointes resteront accessibles depuis la fiche action OneNote.
A noter que l’e-mail restera également dans votre messagerie tant que vous ne l’en aurez pas supprimé.
Vous pouvez paramétrer une date de prochaine action depuis votre fiche, et la tâche à réaliser apparaîtra ainsi dans votre boîte Outlook, dans la ‘Boîte Actions’ que vous aurez créer grâce à Systor 360.
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Focus outil : la Fiche Action OneNote
Pourquoi ce logiciel, et quels sont les 11 avantages d’une fiche Action OneNote :
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- Le logiciel héberge les e-mails, ainsi que toutes leurs pièces jointes
- C’est un outil de prise de notes très facile à utiliser, avec un historique que vous pouvez créer, la date du jour écrivable en 1 clic
- La sauvegarde se fait toute seule, pas besoin de faire ‘Ctrl S’
- La fiche action permet aussi d’héberger du texte, des emails, mais aussi des photos, des PDF, ou tout autre fichier. Si vous avez des vidéos, soit vous l’hébergez directement sur la fiche, soit vous créer un lien hypertexte vers un dossier Windows
- Créer des liens justement, en copiant le chemin d’un dossier, puis en faisant Ctrl K dans un champ dédié de la fiche action. Sans oublier de dénommer de manière intuitive votre lien
- La fiche action peut se connecter à votre agenda Outlook si vous avez une action à effectuer dans le futur pour ledit client. C’est redoutable d’efficacité, et vous savez désormais comment gérer vos priorités
- Selon la méthode Systor 360, vous codifiez chaque fiche action, puis vous pouvez la glisser dans une section de OneNote, elle-même codifiée en miroir, de la même façon que vous dossiers Windows
- Dans Outlook, quand vous avez un lien vers une fiche action, vous l’ouvrez d’un clic et avez accès à toutes les informations
- Vous pouvez y inscrire des tags intelligents : « @er » pour envoyer un e-mail, « Aer » pour appeler au téléphone… Ou encore « Wer » pour envoyer un message par WhatsApp
- Le logiciel n’a pas de limite en termes de stockage, vous pouvez y héberger toutes les informations que vous souhaitez
- Cet outil est accessible depuis votre smartphone, donc synchronisé. Vous pouvez activer votre micro pour écrire des notes en mode vocal. Ou bien sûr y enregistrer un mémo vocal, que vous insérerez dans la fiche action directement.
- En bonus : Comment insérer une capture d’écran dans OneNote office 365 ? Cliquez ici pour découvrir la vidéo de Thierry Compagne pour le découvrir, auteur de Systor 360.
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Conclusion : tout est question de méthodologie
Comment retrouver un e-mail dans sa messagerie ?
Tout simplement en sortant justement un e-mail de cette messagerie, pour le stocker sur un support unique.
Tout l’historique de vos notes, échanges, e-mails, pièces jointes, fichiers, seront centralisées sur une fiche unique. Vous la retrouvez en 1 clic de souris.
Et vous ?
Quelle technique utilisez-vous pour retrouver un e-mail dans votre messagerie ?
Dans quelle mesure cet article vous aide ?
Partagez dans les commentaires ci-dessous.
À bientôt,
Stéphane Lejeune