Avant de découvrir Systor 360, je n’avais jamais entendu parler de OneNote.
C’est grâce à mon ami Thierry Compagne, auteur de la méthode d’organisation personnelle Systor 360, que j’ai découvert cet outil.
Cela m’aide vraiment au quotidien, puisqu’à la base je suis plutôt un bordélique qui se soigne…
Et comme je travaille en tant que commercial terrain, auprès de collectivités territoriales, l’organisation est un point clé pour l’atteinte de mes résultats commerciaux.
Avant, je jonglais avec des infos dans un fichier Excel, dans tête, dans des carnets papier, dans des fichiers Word mal rangés.
Désormais, j’ai un cadre.
Le logiciel OneNote y occupe une partie centrale, et on l’utilise de 2 façons distinctes :
- Tout d’abord on l’utilise comme une page, qui respecte une forme bien précise.
- Et par ailleurs, on l’utilise à la façon d’un classeur, pour trier ses données. Et ici, l’outil OneNote sera structuré exactement de la même façon que votre arborescence informatique, avec les dossiers Windows.
Et avec une nomenclature bien définie.
Dans ces 2 cas, comment bien structurer OneNote ?
C’est ce que nous allons voir dans cet article.
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Comment prendre des notes efficaces avec OneNote
Au lieu d’écrire des notes de manière disparate, désormais on les écrit sur un support unique : une page OneNote.
Cette page est toujours codifiée, avec un préfixe qui vient du Domaine auquel elle appartient, et son thème.
Nous verrons ces notions dans la partie suivante, l’arborescence.
Et dans la méthode Systor, on appelle cette page OneNote une Fiche Action.
Pourquoi ?
Car cette page respecte une structure, avec un titre, qui est par exemple le nom d’un client si vous êtes commercial.
Il y a ensuite un sommaire, sous forme de tableau, où il est possible de créer des liens, qui vous envoient vers des dossiers Windows, ou des fichiers, ou encore vers des fiches actions connexes.
Vous comprenez ici que tout, absolument tout sera centralisé dans une page OneNote unique, pour un sujet.
Que cela soit des notes écrites, ou des dossiers ou fichiers qui concerne ce sujet, le point central est la fiche action OneNote.
Cette fiche comporte également une section Informations, avec les actions déjà réalisées, avec un champ pour la date.
Chaque action menée est figure donc sur un support unique, vous avez un historique que vous pouvez faire défiler (versus plusieurs fichiers différents).
Et également des actions prévisionnelles, à venir, ce qui vous permet de vous souvenir de ce que vous avez à faire dans le futur.
On date également la date à laquelle telle action doit se réaliser.
Et comme il est possible de créer un lien entre la fiche action, et votre agenda Outlook, vos tâches ou actions à mener apparaissent de manière très visuelle comme un événement dans votre calendrier.
Ainsi, si un prospect me donne quelques informations sur un possible projet, je peux tout noter.
Et s’il me demande de rappeler 6 mois plus tard, je peux planifier l’action, qui figurera dans ma liste de choses à faire le jour J.
Cela sort de ma tête, je sais que l’événement va surgir, je peux passer à autre chose de manière sereine.
C’est pour cela que dans OneNote, cette page ou ce support s’appelle une Fiche Action (FA).
Et ce qui est vraiment pratique, c’est que si mon interlocuteur m’envoie par e-mail un plan, ou un fichier utile au rendez-vous à venir…
Alors je peux stocker ce document à un endroit bien précis, dans mes dossiers Windows, ma base d’organisation.
Puis créer un lien du chemin vers le dossier en question, pour l’insérer dans ma Fiche Action.
Le même support me fait apparaître en 1 clic les documents liés.
Ce qui nous amène à la base d’informations de OneNote, et son arborescence.
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Comment bien structurer OneNote : l’arborescence
La deuxième façon d’utiliser OneNote, c’est comme un classeur de rangement.
Au même titre qu’un dossier Windows.
D’ailleurs, une particularité de la méthode d’organisation personnelle Systor 360, c’est la structure en miroir de Windows et de OneNote.
Ce qui répond à la question : Comment bien structurer OneNote.
Lorsque l’on utilise OneNote comme un classeur, on respecte la règle non négociable qui suit.
Et on l’applique à la fois pour votre base de données, votre arborescence Windows, et aussi pour votre arborescence OneNote.
Pour les dossiers Windows :
L’arborescence se compose de 10 dossiers à la racine, qui s’appellent des Domaines.
C’est le niveau 1.
Exemple pour ce qui me concerne :
Domaine 2 : ‘Métier Vente Terrain’.
Puis votre arborescence comporte 30 sous-dossiers par Domaine.
On appelle ces 30 sous-dossiers des Thèmes.
Les 30 thèmes du Domaine 2 sont codifiés :
201
202
203
Etc
Jusque 230.
Exemple me concernant :
230 Suivi prospects et clients
Puis, vous avez dans votre arborescence Windows des sous-sous dossiers, sans limite de nombre.
Exemple :
230\260315 : Mairie de Trucville.
Vous avez saisi tout l’intérêt des 2 arborescence en miroir des dossiers Windows et du classeur OneNote :
Un code 230/260315 sera le titre de votre page OneNote, ou Fiche Action OneNote, sur laquelle vous prenez toutes vos notes, et tracez l’historique.
Cette fiche action OneNote codifiée se glisse dans votre classeur OneNote, lui aussi codifié et nomenclaturé.
Et cette fiche action pourra comporter des liens cliquables, qui vous renvoient dans votre arborescence des dossiers Windows.
Qui seront codifiés et nomenclaturés à l’identique, pour y stocker les fichiers, photos, documents PDF, tous les documents concernant ledit sujet.
A noter que dans le code pris en exemple, à savoir 230\260315 : Mairie de Trucville, le nombre est là pour indiquer la date du premier contact avec cette mairie.
C’est indiqué au format US : Année (2 chiffres seulement), mois, et jour.
Ce code a le double mérite de créer un code unique, et de donner une information utile sur le démarrage de la relation commerciale.
Cette codification vous permet d’identifier facilement des sujets.
Pratique pour la recherche par mot-clé.
Avec Systor, vous bénéficiez donc d’un cadre, pour structurer vos informations.
Et d’un support unique par sujet, qui vous donne accès avec des liens vers tous les documents relatifs utiles.
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Pourquoi OneNote est un outil central dans la méthode d’organisation personnelle Systor 360
Si OneNote occupe une place aussi centrale, c’est parce qu’il fait le pont entre trois choses qui, chez moi, vivaient avant dans trois mondes complètement étanches : mes notes, mon classement, et mon agenda.
Car on peut paramétrer la Fiche Action OneNote pour y inclure une date, afin de programmer la prochaine action.
Et cette datation fait le lien avec votre calendrier Outlook.
Toutes vos informations sont centralisées, par projet ou sujet.
Tous vos documents sont stockés dans les dossiers codifiés et cohérents.
Toutes vos actions apparaissent dans votre calendrier Outlook.
Et vous ?
Avez-vous mieux compris comment bien structurer OneNote grâce à ce contenu ?
Quelle méthode d’organisation personnelle utilisez-vous ?
Réagissez dans les commentaires ci-dessous.
A bientôt,
Stéphane Lejeune