Comment bien nommer ses fichiers pour les retrouver facilement ?
Un cadre passe en moyenne 7h30 par semaine à chercher des informations… Sans parvenir à le retrouver.
Que celui à qui cela n’est jamais arrivé lève la main.
C’est dommage, car il existe une méthode simple pour savoir comment bien dénommer ses fichiers, ce qui peut grandement contribuer à résoudre ce problème.
En effet, l’absence d’homogénéité et le désordre dans les noms de fichiers n’est pas une fatalité.
Et ce problème a un coût. Pas spectaculaire, pas dramatique, mais réel et quotidien. C’est le temps passé à cliquer sur quatre fichiers sans la garantie de trouver le bon.
Et quand on pense avoir trouvé, un doute s’installe : est-ce vraiment la dernière version ?
Cette énergie mentale gaspillée sur des microdécisions génère de l’agacement.
Je connais bien ce problème, ayant longtemps composé avec. C’est grâce à ma méthode d’organisation Systor 360 de Thierry Compagne, auteur et formateur, que j’ai pris un réflexe tout simple, qui change la vie.
Le problème des intitulés de fichiers
Prenons un exemple que je connais bien — le domaine commercial. Dans un même dossier client, sans homogénéité ou méthode, voilà ce qu’on peut trouver au bout de quelques mois :
Devis — Nouveau devis — Devis final — Nouveau devis — Version devis V2 — Devis corrigé — MAJ Devis — Devis définitif…
Bonne chance.
Pour quiconque ouvre ce dossier – y compris soi-même trois semaines plus tard – impossible de savoir lequel est le bon sans cliquer sur chacun.
Sans parler des façons de procéder de chacun, comme le fait d’utiliser :
- des espaces dans le titre pour la lisibilité
- du slash (/) ou antislash (\) pour la même raison
- des tirets, le fameux ‘tiret du 6’ qui est utilisé dans les noms de domaine
- des caractères spéciaux, inspirés eux des mots de passe
- et autres fantaisies destinées à la base à mieux s’y retrouver.
Ce qui peut avoir un impact sur la compatibilité. Un nom de fichier qui fonctionne sur Windows peut poser des problèmes sur Mac, dans OneDrive, dans OneNote, ou tout simplement dans un moteur de recherche.
Deux questions s’imposent donc naturellement :
Comment bien nommer ses fichiers pour les retrouver rapidement, seul ou en équipe ?
Comment établir une méthode simple, cohérente, et assez robuste pour durer ?
La codification des fichiers et des dossiers est l’une des grandes particularités de la méthode d’organisation Systor 360. Et elle commence par une idée simple : s’inspirer de ce qui fonctionne déjà.
S’inspirer de ce qui fonctionne déjà : le format ISO 8601
La codification utilisée dans Systor s’inspire du format ISO 8601, qui utilise le préfixe AAAA-MM-JJ, le format dans l’ordre année-mois-jour séparés par des tirets : 2026-07-12.
L’objectif premier de cette norme internationale est d’éviter toute ambiguïté. Doit-on lire 12/07/2026 ou 07/12/2026 ? La question paraît bête — jusqu’au moment où l’on travaille avec un client d’une nationalité différente… Ou un système informatique qui a décidé d’interpréter les dates à sa façon.
Pourquoi le format AAAA-MM-JJ est-il devenu une référence mondiale ?
Ce format (2026-07-12) présente un avantage majeur : il respecte l’ordre chronologique.
Et il s’affranchit au passage de l’ordre alphabétique.
Contrairement à des formats comme :
09/07/2026
07-09-26
July 9, 2026
Les fichiers se classent automatiquement dans le bon ordre lorsqu’ils sont triés par ordre alphabétique.
C’est une propriété extrêmement précieuse en matière d’organisation personnelle.
Le classement alphabétique devient ainsi automatiquement un classement chronologique.
Comment bien nommer ses fichiers grâce à Systor 360
Pourquoi Systor va encore plus loin avec le format AAMMJJ ?
La méthode Systor utilise une version plus compacte :
260709
Au lieu de :
2026-07-09
Cette différence paraît minime.
En réalité, elle produit plusieurs bénéfices.
- Une lecture plus rapide. Le cerveau reconnaît très vite une suite de six chiffres. Avec un peu d’habitude, 260709 est immédiatement identifié comme une date. Aucun caractère parasite, aucune ponctuation qui interrompt. Le regard va directement à l’information utile.
- Des noms de fichiers plus courts. Sur des milliers de fichiers, chaque caractère compte. Comparez :
2026-07-09 Devis Client Martin
260709 Devis Client Martin
Le second est plus compact, plus lisible, et laisse davantage de place à la description du document pur que cela devienne intuitif.
La convention AAMMJJ de Systor est un choix d’optimisation qui privilégie la rapidité et des titres de fichiers compacts.
Lorsque les fichiers s’accumulent, leur nom devient aussi important que leur contenu.
Parce qu’un nom de fichier doit répondre à 3 questions en un coup d’œil :
- Quand ce document a-t-il été créé ?
- Quelle est sa version la plus récente ?
- Où se situe-t-il dans la chronologie d’un projet ?
Le format AAMMJJ répond aux deux premières sans encombrer la troisième.
- Une frappe beaucoup plus rapide. Saisir 260709 demande six frappes. Le format ISO avec séparateurs en demande davantage. Sur plusieurs centaines de fichiers par an, ce gain est appréciable, et il s’additionne à d’autres micro-gains quotidiens.
- Une meilleure uniformité visuelle. Lorsque tous les fichiers commencent par six chiffres, la chronologie apparaît d’elle-même, sans effort de lecture :
260101 Contrat
260214 Compte rendu
260319 Facture
260510 Photos chantier
260624 Rapport final
Même sans lire les titres, on visualise la succession des événements. C’est presque reposant.
Pourquoi seulement deux chiffres pour l’année ?
Pour un archivage sur plusieurs siècles, écrire 20260709 serait effectivement plus robuste. Mais dans une organisation personnelle ou d’entreprise, la quasi-totalité des documents concerne les dernières années — et le préfixe 20 est aujourd’hui implicite pour tout le monde.
Supprimer ces deux chiffres allège chaque nom de fichier sans perdre d’information utile dans la pratique. C’est un compromis intelligent entre lisibilité, rapidité et efficacité. Dans Systor 360, on ne garde que ce qui sert et on va à l’essentiel.
Je vous invite à regarder la vidéo de Thierry Compagne sur ce sujet en cliquant sur ce lien.
La philosophie derrière la codification
La codification Systor n’a pas été conçue pour respecter une norme académique ou impressionner. Elle a été conçue pour un usage quotidien intensif, par des gens qui travaillent et qui n’ont pas de temps à perdre avec des incohérences.
Chaque caractère inutile est supprimé. Chaque élément restant apporte une information utile. C’est cette recherche permanente de simplicité opérationnelle qui fait sa force, et qui explique pourquoi, une fois adoptée, cette convention devient naturelle très vite.
La meilleure codification est celle qui disparaît dans les habitudes de travail. Celle qu’on n’a plus besoin de choisir parce qu’elle est devenue un réflexe.
Si vous l’essayez pendant une dizaine de jours, vous constaterez par vous-même à quel point un préfixe de six chiffres peut transformer votre manière de naviguer dans vos propres fichiers.
Désormais, vous avez une technique pour savoir comment bien nommer ses fichiers.
En complément, vous pouvez lire ce rapide article connexe, en cliquant sur le lien suivant : Comment retrouver n’importe quel document en 10 secondes – S’améliorer – Mieux organisé et plus productif
Et vous ?
Qu’utilisez-vous comme technique pour mieux organiser vos informations ?
Etes-vous prêt à tester cette codification avec ce préfixe à 6 chiffres ?
Exprimez-vous dans les commentaires ci-dessous.
A bientôt,
Stéphane Lejeune