Comment retrouver n’importe quel document en 10 secondes.
Combien de fois êtes-vous allé dans un magasin Ikéa ?
Vous avez le plaisir de déambuler dans un immense magasin, dont un espace avec différents univers où le mobilier est mis en scène, avec des tapis pour la déco, des lumières pour les ambiances, et même de la nourriture ou des livres factices pour vous aider à vous projeter.
Tout est fait pour vous vous projetiez, et pour vous inciter à l’achat.
Et lorsque vous souhaitez acheter un meuble, prenons l’exemple d’une étagère à 3 tiroirs, comment faites-vous ?
Vous allez pouvoir mémoriser comment s’appelle cet article, car chaque meuble porte souvent un nom à consonnance scandinave.
Et surtout, vous allez noter ou photographier l’étiquette, car dessus il y a un code. Ainsi, chaque article possède sa propre codification.
Un code qui fait référence à un espace de stockage bien précis, qui est vers la sorti du magasin, et qui contient des milliers de références différentes.
Avez-vous déjà ressenti le moindre stress, ou la moindre inquiétude au fait de ne pas pouvoir localiser tel ou tel article ?
Jamais.
Il n’y a aucune raison, puisque la codification numérique est infaillible, en plus d’être très intuitive :
- Le premier nombre vous mène à une allée précise. Le nombre d’allées dans un magasin étant relativement restreint
- Le deuxième nombre vous indique une colonne
- Le 3ème nombre un étage
- Et parfois un 4ème indique une cellule.
Impossible de se tromper.
En général, c’est un jeu d’enfant que de retrouver son meuble.
Mise en place du système
Vous pouvez imaginer qu’en amont, ce mode de stockage a nécessité de la réflexion.
Il a fallu concevoir la méthode, organiser les allées, prévoir assez de lieux de stockages pour que la totalité des articles puissent tenir…
Il y a de la cohérence, car chaque allée allée regroupe un univers, par exemple tous le mobilier qui appartient au domaine de la salle à manger vont être regroupés ensemble.
Idem pour une autre allée distincte, qui elle va regrouper les meubles de la chambre à coucher.
Et ainsi de suite.
En parallèle, il a fallu veiller à bien codifier correctement chaque article, en veillant systématiquement à la bonne correspondance entre l’item et son emplacement.
Une fois ce gros travail en amont effectué, la méthode est d’une puissance et d’une efficacité redoutable.
Elle est réplicable, et stable.
Elle peut se perfectionner au fil du temps, s’affiner.
Chaque nouvel employé qui arrive comprend tout de suite la logique, et est immédiatement opérationnel.
Et chaque client qui vient acheter vit une expérience agréable, car il trouve en un minimum de temps et avec beaucoup de tranquillité d’esprit, ses achats.
Et ce, au milieu d’une multitude d’articles, dans volume d’espace immense.
Méthode Systor 360 et codification
Eh bien avec Systor, c’est exactement le même principe, façon numérique.
On utilise une codification pour chaque fichier, qui sera stocké dans un dossier bien précis et codifié également.
la méthode d’organisation Systor 360 est le système ultime pour savoir comment retrouver n’importe quel document en 10 secondes.
Dans les entreprises, ou dans votre activité, vous pensez en termes de clients, de projets personnels ou professionnels, d’idées, d’échanges…
Et votre système, lui, a besoin d’indexation, de structure, de codification, et d’une de logique stable.
Là aussi, vous vous en doutez, la méthode demande en amont une dose de travail de préparation.
Car en effet, vous avez travaillez déjà avec des milliers d’éléments, et des fichiers de différentes natures :
- E-mails dont certains qui contiennent des éléments importants
- Pièces jointes de ces e-mails
- Notes manuscrites
- Notes numériques sur différents supports et applications
- Captures d’écran
- Photos
- Vidéos
- Idées que vous aimeriez capturer
- Etc
Autant d’éléments que vous aimeriez pouvoir retrouver facilement, même plusieurs mois plus tard.
Et ce pour accomplir des tâches importantes dans votre quotidien, ou pour échanger et communiquer avec d’autres collaborateurs.
Si vous ne prenez pas la peine de mettre en place cette structure au départ…
Ou si vous pensiez avoir un bon système d’organisation, mais qu’il n’est finalement pas optimal, alors vous subirez des pertes de temps, vous vous exposez à des oublis, des doublons, une grosse fatigue mentale, et une sensation de chaos.
Les échéances telles que les bilans comptables annuels sont un bel exemple.
Ou encore les événements tels que litiges, où il faut retracer un historique deviennent alors des monstres mentaux.
On les repousse alors au dernier moment, tellement les recherches sont pénibles et fastidieuses.
Ne vaut-il mieux pas s’organiser une bonne fois pour toutes en amont, pour ensuite bénéficier d’une mécanique fiable et pérenne ?
Aussi, vous devrez aussi organiser votre ordinateur, ou ‘entrepôt numérique’ où vous stockez toutes vos informations.
Il s’agit de votre arborescence, de vos dossiers Windows : votre base de données.
Bonne nouvelle, grâce à la méthode d’organisation Systor 360, vous bénéficiez déjà d’une trame.
Il s’agit d’une marche à suivre, qui vous indique de manière précise les étapes de construction.
-
Au niveau 1 : seulement 10 Domaines
Pour commencer, vous devez créer à la racine de votre ordinateur une arborescence avec 10 dossiers seulement.
On appelle cela vos 10 domaines.
C’est l’équivalent de 10 allées dans votre magasin Ikéa.
Très simple pour les visualiser d’un seul coup d’œil toutes les 10, cette vue d’ensemble vous apporte de la clarté.
Par exemple, le domaine numéro 1 pourra regrouper tout ce qui concerne la stratégie, les objectifs, les idées, les points d’étape, la vision.
Ce domaine a une cohérence, il sera intuitif d’aller y stocker ou y retrouver des éléments de cette nature.
Ensuite, le domaine numéro 2 lui pourra concerner les actions concrètes à mener sur le terrain, les clients, les fournisseurs.
C’est une allée différente, qui comporte des éléments de nature différente de l’allée 1.
Il y a une logique.
Un domaine numéro 3 pourra lui regroupe tout l’univers de l’administratif :
- Factures
- Documents bancaires
- Certifications
- Assurances
- Documents fiscaux
- Attestations
- Etc.
Ce domaine est en général assez fourni, vive la France.
Un domaine numéro 4 pourra lui regrouper toutes les actions à mettre en place pour internet, le webmarketing.
Cette allée dans votre magasin concentre des éléments d’ordre plus créatif, des idées, des outils, des visuels.
Si vous êtes entrepreneur individuel, on peut imaginer que vous réserviez un domaine spécifique pour votre santé, avec le suivi des différents spécialistes.
Voire aussi certaines autres données personnelles, comme des photos, ou une rubrique pour le sport, les loisirs, les vacances.
Et ainsi de suite pour la création de vos 10 dossiers en niveau 1 de votre arborescence.
Parfois, il n’est pas évident de créer ses propres domaines, dans son activité.
Aussi, vous pouvez solliciter l’aide du créateur de la méthode en ligne, Thierry Compagne, qui peut vous proposer un coaching en ligne, voire en présentiel.
L’enjeu de cette structuration de départ est important.
Que ce soit les entrepreneurs individuels, les PME, ou les grandes entreprises, on stocke souvent des milliers, voire au fil du temps et pour les plus grosses entités des millions de documents.
La méthode d’organisation Systor existe pour savoir exactement comment retrouver n’importe quel document en 10 secondes
Ces domaines ou allées sont limitées à 10, pas un de plus, pas un de moins.
Cela vous pousse à catégoriser vos informations de manière intuitive, de sorte que même un nouvel arrivant, si vous travaillez au sein d’une équipe, puisse intuitivement réussir à stocker une information entrante.
De la même façon, n’importe quelle nouvelle recrue pourra retrouver facilement et en quelques secondes un fichier, même plusieurs mois ou années après son classement.
Cette arborescence en 10 dossiers d’entrée vous aide à canaliser vos informations, à ne pas tout éparpiller.
-
Au niveau 2 : seulement 30 dossiers ‘thèmes’
On continue de déambuler dans votre espace de stockage numérique, votre ordinateur.
Comme lorsque vous arrivez dans une allée chez Ikéa, vous avez un espace limité.
Et à ce stade, lorsque vous cliquez dans l’un de vos 10 domaines, vous accédez au niveau 2 de votre arborescence informatique.
Ce niveau 2 vous donne accès à 30 sous-dossiers, ou ‘thèmes’.
Chaque domaine regroupe ainsi 30 thèmes, pas un de plus, pas un de moins.
On garde à l’esprit l’aspect de structuration de la méthode d’organisation Systor 360.
Et si à ce stade vous imaginez déjà que cette structure ne vous permettra pas d’organiser votre activité, car vos données sont beaucoup trop volumineuses, ou vos éléments trop nombreux, détrompez-vous !
Car dans le niveau suivant numéro 3, ainsi que votre niveau 4, le nombre de dossiers est illimité.
C’est ainsi que si vous avez par exemple des centaines ou des milliers de clients, ils pourront tous figurer, dans un thème bien précis que vous pourrez appeler ‘Contacts’.
Cette structure qui canalise les données vous permet de retrouver un contact à chaque fois en seulement quelques clics de souris, ne vous prenant que quelques secondes.
Pour vous donner quelques exemples de thèmes, à l’intérieur d’un domaine :
- Dans le domaine 4 Administratif, vous pourrez avoir toutes les factures.
Ces factures pourront être les factures de vente que vous émettez à vos clients, dans un sous-niveau 3.
Et il est fondamental de les retrouver rapidement et facilement, afin de pouvoir les communiquer chaque année, de manière exhaustive, à un expert-comptable pour l’établissement du bilan. - Dans ce même thème Factures, et dans un autre sous-domaine : les factures de vos fournisseurs.
Elles seront également à communiquer pour un bilan comptable. - Dans ce même thème Factures, vous avez la possibilité de scinder les factures pour le professionnel, et un autre dossier pour ce qui est d’ordre personnel si vous êtes solopreneur.
Autre exemple, toujours à l’intérieur de ce domaine 4 Administratif, vous pourrez avoir un thème ‘Assurances’.
Et dans ce thème assurance, vous pourrez décliner dans des sous-dossiers distincts tout ce qui relève des véhicules, des biens immobiliers, de la santé si vous êtes en solopreneur, etc.
Ce mode de stockage implique une façon de pensée différente de celle utilisée par défaut, dans laquelle le plus souvent on va regrouper par zone géographique, ou par client si l’on est en entreprise.
Et dans un dossier client, on va regrouper tout ce qui concerne ledit client.
La méthode Systor, elle, a un principe qui indique que l’on fait abstraction totale de la provenance des informations (un client), ou de leur destination (un expert-comptable), que ce soit au niveau 1 des Domaines, ou au niveau 2 des Thèmes.
Aussi, vous avez saisi la grande force de la codification.
Retrouver rapidement une information ou un document précis ne dépendra plus jamais de votre mémoire… Mais de la structure et de la qualité du système de classement, ou de ‘stockage’.
Cette facilité nécessite aussi de codifier chaque document qui arrive.
Au lieu de les les laisser stockés dans votre dossier ‘téléchargement’, ou images, ou dans un dossier que vous avez créé mais qui engendre une multitude de sous-dossiers…
Autant faire les choses en suivant une procédure et une logique bien définie.
Vous bâtissez ainsi le système qui vous indiquera comment retrouver n’importe quel document en 10 secondes.
C’est à chaque fois un petit peu de temps investi au départ, qui vous en fait gagner énormément par la suite.
Et je ne parle pas de la tranquillité d’esprit qui en découle.
Dans vos dossiers Windows, vous allez ainsi pouvoir naviguer de manière fluide et intuitive :
Allée
Colonne
Etage
Position
Ou plutôt :
Domaines en niveau 1, avec 10 dossier
Thèmes en niveau 2, avec 30 sous-dossiers
Niveau 3, sans limite de dossiers
Niveau 4, sans limite de dossiers
Vous n’avez plus à chercher ou à réfléchir : vous appliquez un système.
Codification des fichiers
et date en préfixe
Dans la méthode d’organisation Systor 360, chaque fichier est également codifié.
C’est un autre point fort du système : on inclut dans chaque intitulé de ficher une codification, avec un critère de date en préfixe.
En France, traditionnellement on indique le jour, puis le mois, puis l’année.
Dans Systor, on délaisse cette façon de faire, et on préfère à la place le format US, en indiquant en premier lieu l’année avec 2 chiffres, puis le mois, puis le jour.
Pourquoi ?
Car cela permet un tri par date en un clic, et vous dispense de créer une infinité de sous-dossiers qui souvent n’ont pas de réelle pertinence.
Pour gagner en clarté, et en lisibilité, on utilise juste 2 caractères pour l’année, puis 2 pour le mois, et 2 pour le jour.
Exemple, un fichier qui arrive par e-mail le 20 juillet 2026 donnera :
‘260710 Nature du document, provenance, montant en €, explication’
Ce code en préfixe représente une sorte de code-barre, que vous pourrez retrouver facilement en guise de mot-clé.
Et comme vous risquez de recevoir plusieurs fichier le même jour, vous allez indiquer ensuite en toutes lettres dans le titre :
- La nature du document
- Le cas échéant un montant en euros, qui peut vous dispenser d’ouvrir le document pour savoir si c’est celui recherché, ou pas.
- Une provenance, par exemple un fournisseur ou un client
- Tout élément explicatif qui vous dispense d’ouvrir le document pour savoir de quoi il s’agit.
Dans l’exemple d’un fichier qui est une facture, vous indiquez en début de code la date format US, puis la nature avec le fournisseur et le montant.
Exemple d’une facture de vente au client Martin SA pour 149 € HT :
260710 Facture Martin 149 €, vente article informatique de telle nature.
Le préfixe est standardisé (AAMMJJ), et les intitulés aussi : ‘Facture’, ‘Devis’, ‘Assurance’, etc.
Cette facture ira de manière très intuitive dans le Domaine 3 Administratif, et dans le thème 302 Factures, et en sous-dossier au niveau 3 ‘Factures de vente’.
Un jeu d’enfant pour la retrouver en 4 clics, et le cas échéant l’ouvrir ou l’envoyer à votre comptable.
Au lieu de solliciter votre cerveau, qui doit réfléchir à chaque recherche.
Avec Systor, les dossiers et les fichiers sont codifiés.
Les emplacements sont stables, car si au fil du temps vous souhaitez renommer vos dossiers, ils restent au même endroit, grâce à la codification en préfixe.
La logique est constante, et au fil du temps vous pourrez l’améliorer, la rendre encore plus lisible et intuitive.
Votre cerveau n’a plus besoin d’improviser.
Si cette métaphore avec les magasins Ikéa vous a éclairé, vous pouvez également cliquer ici pour visionner la vidéo de de Thierry Compagne, et savoir : Comment nommer vos dossiers l La méthode Pressing – YouTube
Qu’en est-il pour les dossiers et les documents papier ?
Dernier point, pour la cohérence : pour vos dossiers papier, on utilise exactement la même arborescence qu’au format numérique, et on la duplique.
Que ce soit les contrats, les dossiers RH, les factures les dossiers juridiques…
Chaque élément trouve sa place dans votre nouvelle structure, et vous codifiez les boîtes d’archives selon la même logique que vos dossiers Windows.
Vos archives ou étagères physiques vont répliquer à l’identique votre arborescence informatique.
Et chaque dossier possédera son identifiant, et ira dans un emplacement bien spécifique.
Pour retrouver un document, le but n’est pas : “se souvenir”.
Le but est : “retrouver immédiatement”.
Cela se fait grâce à la structure, et grâce à la rigueur de la codification.
Que ce soit au format numérique, ou au format papier, chaque document est désormais instantanément localisable retrouvable, et récupérable immédiatement.
La méthode d’organisation Systor 360 fonctionne même si votre ordinateur ou vos étagères contiennent des dizaines de milliers d’articles.
Le stress mental diminue drastiquement.
Le cerveau n’a plus besoin de deviner : il sait.
Et plus le volume d’informations augmente, plus la codification devient indispensable.
D’où la nécessité absolue d’opter pour Systor 360, pour savoir enfin comment retrouver n’importe quel document en 10 secondes.
Fini l’oubli ou la perte des fichiers, ou des notes dont vous savez qu’elles sont importantes, et stockées quelque part.
Terminé la perte de temps à vous demander où vous avez mis tel élément, et surtout à chaque fois où classer tels autres qui arrivent.
Vous n’avez plus à solliciter votre mémoire pour retrouver les informations utiles.
La codification réduit énormément la fatigue mentale.
Votre cerveau réfléchit moins, car le classement et les recherches deviennent mécaniques.
Surtout dans un monde où vous devez faire preuve de réactivité, d’efficacité, où vous êtes sans cesse sollicité, interrompu, et où les informations entrantes affluent au quotidien.
« Un cerveau humain n’est pas fait pour stocker des milliers d’informations. Il est fait pour prendre des décisions. La codification sert justement à libérer le cerveau du stockage. »
Vous aurez ainsi plus de temps pour accomplir avec sérénité votre travail, et aussi pour réfléchir, créer, avoir de nouvelles idées, ouvrir de nouveaux projets.
Conclusion :
Comment retrouver n’importe quel document en 10 secondes ?
Grâce à la méthode d’organisation Systor 360, son mode de classement et la codification.
Il s’agit là d’un véritable “cerveau externe”.
La plupart des personnes pensent que mieux s’organiser signifie :
- être plus discipliné,
- avoir une meilleure mémoire,
- devenir plus rigoureux.
En réalité, les meilleurs systèmes reposent surtout sur autre chose : la codification.
Comme chez IKEA, la puissance vient de la capacité à retrouver immédiatement ce que l’on cherche.
La méthode Systor 360 applique précisément cette logique au monde numérique.
Et souvent, ce n’est pas seulement l’organisation qui change.
C’est aussi :
- la clarté mentale,
- le niveau de stress,
- la fluidité du travail,
- et parfois même le plaisir de travailler.
IKEA ne fonctionne pas grâce à la mémoire des employés. Systor non plus.
SI vous avez aimé cet article, vous pourriez être également intéressé par celui-ci, qui est en lien direct : Comment organiser ses dossiers Windows – S’améliorer – Mieux organisé et plus productif
Et vous ?
Savez vous comment retrouver n’importe quel document en 10 secondes ?
Quelle système d’organisation avez-vous mis en place ?
Partagez dans les commentaires sous cet article.
A bientôt,
Stéphane Lejeune
